Wie viel kostet die Entgeltabrechnung tatsächlich?

Wie zahlreiche andere HR- oder Finanzführungskräfte stehen bestimmt auch Sie unter dem Druck, die Betriebskosten über Ihre Geschäftsbereiche hinweg zu senken – etwa bei den Löhnen und der globalen Entgeltabrechnung. Das Streben nach geringeren Kosten hat seit der Pandemie eine ganz neue Dringlichkeit gewonnen, da Führungskräfte auf kostspielige Ineffizienzen aufmerksam wurden, die die langfristige Geschäftskontinuität im gesamten Unternehmen bedrohen. Einfach gesagt: Unternehmen können die Entgeltabrechnung nicht länger ignorieren – insbesondere, wenn sie sich auf eine Expansion nach Übersee vorbereiten, wo der Fokus auf schlanken Betriebsabläufen liegt.

Im Schnitt machen die Löhne 50–60 % der Geschäftsausgaben eines Unternehmens aus.² Die Lohnkosten lassen sich zwar nicht vermeiden, aber sie können auf kreative Weise reduziert werden (20-Stunden-Wochen, Zeitarbeit oder Senkung der Zahlungshäufigkeit sind nur einige Beispiele dafür, was Unternehmen nach der Pandemie erwägen sollten). Aber in Ihrer globalen Entgeltabrechnung gibt es ganz bestimmt Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um sie kosteneffizienter zu gestalten.

„In der COVID-19-Pandemie haben sich 66 % der Entscheidungsträger auf die Kostenoptimierung konzentriert, während für 34 % eine Steigerung der operativen Effizienz Priorität hatte.“ ¹

Kosten ermitteln

Die Gesamtkosten Ihrer Entgeltabrechnung hängen von vielen Faktoren ab, wie etwa der Größe Ihres Unternehmens, dem Entgeltmodell und den Ländern, in denen Sie Angestellte haben.

Wenn Sie die Entgeltabrechnung immer noch intern durchführen, umfassen die Kosten:

  • Erwerb von Software-Lizenzen
  • Installation der Hard- und Software
  • Laufende Ressourcen für den Erhalt und Ausbau der vorhandenen Infrastruktur für die Entgeltabrechnung

Wenn Sie ein Cloud-System nutzen (Software as a Service — SaaS), umfassen die Kosten üblicherweise:

  • Gebühren für die Einrichtung Ihrer neuen Entgeltsoftware Sie zahlen vorab eine Gebühr basierend auf der Anzahl Ihrer Mitarbeiter, deren Regionen sowie der Komplexität Ihres bestehenden Entgeltabrechnungssystems Zudem müssen Sie den internen Aufwand für die Implementierung einkalkulieren (durch Entgeltabrechnung, HR, IT und die Projektmanagement-Teams)
  • Jährliche laufende Kosten für Ihren HR-Dienstleister, üblicherweise basierend auf der Anzahl der Mitarbeiter und der Service-Ebene ihrer Verträge

Auch wenn es eine anfängliche Investition bedeutet, von einem internen System der Entgeltabrechnung zu einer ganz oder teilweise ausgelagerten, cloud-basierten Lösung von ADP zu wechseln, können Unternehmen so im Schnitt 15–35 % einsparen.³

Messbare Kosten der Entgeltabrechnung

Die von Forrester im Auftrag von ADP durchgeführte Studie „Total Economic Impact™ of ADP Global Payroll“ zeigt die messbaren Kostenersparnisse bei einer Investition in ADP Global Payroll in den folgenden Schlüsselbereichern auf:

1. Vermeidung von Compliance-Kosten

Die Kosten für die Einhaltung der Compliance in Ihrem Unternehmen steigen durch den Ausbau der weltweiten Arbeitsrechte stetig an (ebenso wie die Strafzahlungen bei einem Verstoß). Für jede Region gelten unterschiedliche Steuern, Versicherungs- und Pensionsanforderungen, regulatorische Abläufe und Bankverfahren. Falls Sie noch immer Personal beschäftigen, das diese Unterschiede und gesetzlichen Neuerungen im Blick hält und analysiert, sorgen Sie dafür, dass Ihre Unterlagen stets aktuell sind und Ihre Entgelt- und HR-Systeme die Compliance erfüllen, da die Kosten sonst schnell explodieren können.

Ein Auslagern der Compliance-Überwachung an einen globalen Entgeltabrechnungsdienstleister sorgt für erhebliche Kostenersparnisse sowohl bei der Anzahl der Rechtsexperten im Unternehmen als auch beim Verhindern von Compliance-Strafen.

2. Vermeidung direkter Kosten

Forrester gibt an, dass Unternehmen, die von einem bestehenden Gehaltsabrechnungssystem zu einer globalen Lösung für die Entgeltabrechnung wechseln, die Lizenzgebühren und Wartungskosten für ihr bestehendes System einsparen können.

Zu den weiteren direkten Kosten, die entfallen, wenn Sie zu einem globalen Entgeltabrechnungssystem wechseln, gehört die Zeit, die Ihr Team normalerweise aufwenden muss, um die Mitarbeiterdaten manuell einzugeben und Fragen der Mitarbeiter zu beantworten (in der ADP-Umfrage  Global Payroll Survey 2021 gaben 61 % der Teilnehmer an, dass ihr Entgeltpersonal zu viele Anfragen erhält, um alle beantworten zu können). Zudem umgehen Sie die Kosten für das Ausdrucken der Gehaltsabrechnungen und für Banküberweisungen der Gehälter auf die Konten der Mitarbeitenden.

3. Vermeiden von Fehlern bei der Entgeltabrechnung

Fehler bei der Gehaltsauszahlung, etwa zu geringe oder zu späte Löhne, können die Moral der Mitarbeitenden erheblich senken, da diese so eventuell in die Lage versetzt werden, Rechnungen nicht pünktlich zahlen zu können – das Ergebnis ist, dass sie sich eventuell nach einem neuen Arbeitgeber umschauen.

Es ist besorgniserregend, wie viele Unternehmen diese Probleme nicht in den Griff bekommen. ADP Research Institute’s People at Work 2022: Eine Studie unter der globalen Belegschaft konnte zeigen, dass die Zahl der Arbeitnehmenden, die „immer oder häufig zu wenig Gehalt ausgezahlt bekommen“ oder „immer oder häufig zu spät bezahlt werden“ im Vergleich zu 2021 angestiegen ist.⁴

Die Kosten der Mitarbeitendenabwanderung können in Hinblick auf Personalsuche und Neueinstellung erheblich sein. Selbst wenn Sie bei der Mitarbeitendenbindung nur geringe Verbesserungen einführen, senken Sie bereits die Kosten für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitenden. Durch die Einführung einer globalen Entgeltabrechnung, die Fehler bei den Gehältern ausschließt, sparen Sie die Zeit für die Fehlerbehebung und reduzieren die Fluktuation unter Ihren Angestellten.

4. Effizienzsteigerung bei Gehaltsabrechnungsprozessen

Wenn Ihr Gehaltsabrechnungssystem nicht in Ihre HRVerwaltungsplattform(en) integriert ist oder Sie verschiedene unabhängige Abrechnungssysteme und -dienste in verschiedenen Ländern verwenden, verschwendet Ihr Personal vermutlich Zeit damit, Daten aus verschiedenen Quellen zu beziehen und zu validieren. Und die ganze Zeit, die Ihr Team mit diesen lästigen Prozessen verbringt, machen die manuelle Dateneingabe und doppelter Aufwand Ihre Entgeltabrechnung teurer als sie sein müsste.

Stellen Sie sich einmal die Frage, wieviel Zeit Sie damit verbringen, Fehler aus den vergangenen Abrechnungszeiträumen zu korrigieren. Eine globale Plattform für die Entgeltabrechnung gibt Ihnen die finanziellen Vorteile der automatisierten Abrechnungsaufgaben, so dass sich Ihre Mitarbeiter wertschöpfenderen Tätigkeiten zuwenden können.

5. Effizienz bei der Abrechnungsauswertung

Viele Firmen mit einem unverbundenen Entgeltmodell verlieren Zeit dabei, die zusammenhängenden, präzisen Entgeltabrechnungsinformationen zusammenzutragen, die sie benötigen, um einfache Fragen der Arbeitskräfte beantworten zu können, etwa „in welchem Land sind unsere Lohnkosten am höchsten?“. Die Lösung ist eine konsolidierte Berichterstellung

und Analyse, um einfacher auf verlässliche globale Entgeltdaten zugreifen zu können. Dadurch können Ausgaben offengelegt werden, was Ihnen zu mehr Effizienz verhelfen sowie die Zeit für die Berichterstellung reduzieren kann. So hat Ihr Personal mehr Zeit für Ihre strategischen Ziele. (Zudem können Sie flexibler und agiler reagieren, wenn Ihnen diese Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen, und Ihre Führungskräfte können mit aktuellsten und hochwertigsten Informationen die schnellsten Entscheidungen treffen.)

 

Wenn Sie mehr über die Investitionsrentabilität und Kosteneinsparungen mit dem Produkt „ADP Global Payroll“ erfahren möchten, laden Sie sich den Bericht „Total Economic ImpactTM of ADP Global Payroll“ herunter, der von Forrester im Auftrag von ADP durchgeführt wurde.

Versteckte Kosten: schwerer zu benennen, aber nicht zu unterschätzen Sie sind zwar weniger sichtbar, haben aber dennoch große Auswirkungen. Oft übersteigen die versteckten Kosten bei der Entgeltabrechnung sogar die offensichtlichen Kosten.

Oft nutzen Unternehmen die Chancen auf Produktivitätssteigerungen, die mit der Analyse und Senkung der versteckten Kosten verbunden sind, kaum aus. Das liegt daran, dass die Entgeltabrechnung normalerweise die Abteilungen HR, Finanzen, IT und andere betrifft, und folgendes umfasst:

  • Einarbeitung, Schulungen und Ersatz für Mitarbeitende in der Entgeltabrechnung
  • Kosten für Systemwartung, Zuverlässigkeit und Schnittstellen (für die APIIntegration mit HR- und anderer Geschäftssoftware)
  • Manuelles Erfassen der Mitarbeitendendaten für die Entgeltabrechnung oder der manuelle Import der nachgelagerten Berechnungen für die Bearbeitung der Entgeltabrechnung
  • Währungsfluktuation und Umrechnungskosten. Forrester Consulting hat festgestellt, dass Unternehmen Kosten sparen können, indem sie Währungsumrechnungen reduzieren: Ein Befragter sagte: „Wir können beim Geldverkehr Einsparungen erzielen. Unser früherer Abrechnungsanbieter hat uns noch eine Umtauschgebühr von 10 % in Rechnung gestellt.“⁶

Berücksichtigen Sie zudem die Kosten für entgangene Gelegenheiten, wenn Ihr Unternehmen neue Märkte erschließen will, ohne die Flexibilität bei der Entgeltabrechnung für eine schnelle Integration zu haben. Diese Kosten sind zwar schwierig zu bestimmen, fallen aber ins Gewicht, je weiter Sie expandieren möchten.

Die einfachste Lösung für Entgeltabrechnungskosten ist mehr Effizienz.

Der wichtigste Punkt für mehr Kostenersparnis bei der Entgeltabrechnung ist, diese auszulagern. Für die meisten Firmen ist die Entgeltabrechnung kein Kerngeschäft oder keine besonders gewinnbringende Aktivität, so dass es Sinn ergibt, diese an Entgeltabrechnungsprofis auszulagern, die über die Infrastruktur und das Fachwissen verfügen, um sie zu erledigen.

Durch das Auslagern sind die Kosten der Entgeltverwaltung nicht mehr fest, sondern variabel basierend auf der Anzahl der Mitarbeitenden und den Firmenstandorten. Wenn Sie mehr Mitarbeitende in neuen Regionen einstellen, haben Sie so bereits eine Struktur für globale Entgeltabrechnung, die Ihr Wachstum skalierbar unterstützt, so dass Sie Ihre HR- und Rekrutierungsabteilungen nicht weiter ausbauen müssen.

Wenn Sie dabei intern auf Widerstand stoßen (etwa durch die HR- und Finanzführungskräfte vor Ort oder im Zielland), schlagen Sie dem Vorstand vor, die Entgeltabrechnung testweise bei der Expansion in ein neues Land oder eine neue Region einzuführen. Auf diese Weise können Sie die Vorteile direkt in Aktion erleben und darüber berichten, was es deutlich einfacher macht, die Lösung zukünftig unternehmensweit einzuführen.

Alles in allem ist die wichtigste Frage vermutlich nicht, was die Entgeltabrechnung kostet, sondern was Sie dabei einsparen können. Wenn Sie mehr über Kosteneffizienz bei der Entgeltabrechnung erfahren möchten, laden Sie sich unser Faktenblatt „Widerlegung des Mythos, dass eine globale Entgeltabrechnung für kleinere Märkte zu kostspielig sei“ herunter.

1. CIO Dive: Die Prioritäten in der Geschäftstechnologie 2020 (Copyright © Industry Dive (oder dessen Lizenzgeber))

2. Deloitte, Arbeitsausgaben oder zu hohe Ausgaben?, 2017

3. ADP, Entgeltabrechnung Unplugged, 2019

4. ADP Research Institute, People at Work 2022: Ein Blick auf die globale Belegschaft

5. ADP: Das Potenzial der neuen Entgeltabrechnung: Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung 2021

6. The Total Economic Impact™ von ADP Global Payroll, Studie in Auftrag gegeben von ADP