So können Sie Ihre IT-Abteilung für eine Transformation Ihrer Entgeltabrechnung gewinnen

Schon veraltet oder noch völlig unbekannt? Betrachten Sie die Bezahlung aus einer neuen Perspektive

Ihre Kollegen aus der IT-Abteilung werden dem Vorschlag einer Transformation der Entgeltabrechnung möglicherweise mit der Frage „Warum sollten wir etwas ändern?“ entgegentreten. Die Antwort auf diese Frage liefert Ihnen dieser kostenlose Guide von ADP: Ihr Unternehmen kann es sich schlicht und ergreifend nicht länger leisten, bei der Suche nach Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und zur Steigerung der betrieblichen Effizienz die Entgeltabrechnung zu ignorieren.

Aus geschäftlicher Sicht ist die Verbesserung Ihrer Entgeltabrechnung in der heutigen Marktlandschaft absolut sinnvoll: Sie können die Agilität Ihres Unternehmens sicherstellen, das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter fördern und gleichzeitig die Leistungsfähigkeit und Compliance Ihrer digitalen Infrastruktur gewährleisten. Die IT-Entscheider in Ihrem Unternehmen dürften derweil selbst einige Erwartungen an eine Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung haben:

Optimieren der Entgeltabrechnung

Nun wissen wir, wie die ideale Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung aussehen muss. Im nächsten Schritt geht es um deren Optimierung, um alle damit verbundenen Vorteile voll auszuschöpfen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Entgeltabrechnung auf eine digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung migrieren müssen. Allein für diesen Schritt werden Sie die Zustimmung anderer Teams im Unternehmen, unter anderem des IT-Teams, benötigen. Ob Sie sich nun für eine externe Entgeltabrechnung oder eine interne Lösung entscheiden, den Kollegen von der IT wird bei dieser Umstellung entscheidende Bedeutung zukommen.

Nach erfolgreicher Optimierung der Entgeltabrechnung können sich die IT-Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, z. B. das Implementieren von Upgrades, das Verwalten der Datensicherheit und das Integrieren der Entgeltabrechnung in andere HR-Lösungen.

So hilft Ihnen die Modernisierung Ihrer Entgeltabrechnung, Ihre IT-Ziele zu erreichen

Aus geschäftlicher Sicht gibt es starke Argumente für eine Modernisierung Ihrer Entgeltabrechnung. Wie also kann Ihnen die Migration Ihrer Entgeltabrechnung in die Cloud oder zu einem leistungsfähigeren Anbieter beim Erreichen Ihrer allgemeinen IT-Ziele helfen?

So hilft Ihnen die Modernisierung Ihrer Entgeltabrechnung, Ihre IT-Ziele zu erreichen

Aus geschäftlicher Sicht gibt es starke Argumente für eine Modernisierung Ihrer Entgeltabrechnung. Wie also kann Ihnen die Migration Ihrer Entgeltabrechnung in die Cloud oder zu einem leistungsfähigeren Anbieter beim Erreichen Ihrer allgemeinen IT-Ziele helfen?

Es ist Zeit, sich von einer lokalen Lösung zu verabschieden

Der wichtigste Punkt bei den Überlegungen zu einer Transformation Ihrer Entgeltabrechnung: Sie müssen aktiv werden. Multinationale Firmen verfügen im Durchschnitt über 32 verschiedene Gehaltsabrechnungssysteme – das führt zu enormen Personalkosten, komplexen Systemen und unzureichender Integration.⁶ Die unternehmensinterne Entgeltabrechnung ist erwiesenermaßen kostspielig und umständlich. Überlastete Mitarbeiter müssen die Compliance sicherstellen und gleichzeitig die Geschäftskontinuität aufrechterhalten, Anforderungen an den Datenschutz erfüllen und regelmäßige Updates von Drittanbietersoftware durchführen.

Bei der Migration in die Cloud sollten Sie unbedingt einen seriösen Anbieter, wie ADP, wählen, der die Lösung auf Ihr Unternehmen zuschneiden kann. So erhalten Sie die Unterstützung, die Ihr Unternehmen auch wirklich benötigt.

Durch die Migration in die Cloud sind wir flexibler geworden. Das System kann mit unseren geschäftlichen Anforderungen wachsen oder schrumpfen, und das Ausweiten unserer Cloud-Kapazitäten ist erheblich einfacher.

Steve Drury, Pay Service Lead, Cargill ⁷

Risiko oder Sicherheit?

Die Migration Ihrer Entgeltabrechnung zu einem seriösen Anbieter, der Wert auf Sicherheit legt, ist von absolut entscheidender Bedeutung. Sicherheit ist in der ADP-Software für die Entgeltabrechnung automatisch integriert. Ihre Compliance-Pflichten erledigen sich also praktisch wie von selbst. Weitere Sicherheitsmerkmale, über die Ihr Anbieter verfügen sollte:

• Engagierte Experten für Sicherheit, Risiko und Datenschutz, die stets verfügbar sind, um ihre Kunden und deren Abläufe zu schützen
• Erweiterter Schutz-Support von mehreren Critical Incident Response Centres rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr
• Ständige Datenüberwachung durch Spezialisten bei verdächtiger Aktivität
• Vierteljährliche Sicherheitspatches für die Cloud-Software

Teuer oder wirtschaftlich?

Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen für die Cloud stellen zunächst eine Investition dar, verursachen auf lange Sicht jedoch geringere Kosten als lokale Lösungen. Die Migration der Entgeltabrechnung kann sich schneller auszahlen – und zwar erheblich. Ziehen Sie also Folgendes in Betracht, wenn Sie sich Gedanken über einen Umstieg machen:

• Die Unternehmen, die von einer lokalen Lösung auf die ADP-Cloud umgestiegen sind, konnten ihre Kosten zwischen 15 und 35 Prozent senken.⁸

Laut einer Studie von Forrester Consulting zum Total Economic Impact (TEI) von ADP Global Payroll können Unternehmen eine Rendite von 134 Prozent sowie eine Amortisation innerhalb von 12 Monaten erreichen.⁹

Argumente für eine Konsolidierung

Statt mit mehreren verschiedenen Gehaltsabrechnungssystemen könnten Sie und Ihre IT-Kollegen in Zukunft mit einer einfachen und skalierbaren Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung arbeiten. Mit einem einheitlichen globalen Entgeltabrechnungsverfahren können Sie und Ihre Teams die weltweiten Mitarbeiterdaten auf einen Blick sehen. Wählen Sie unbedingt einen Anbieter mit einer maßgeschneiderten Lösung, die mit Ihrem Unternehmen und Ihrer geografischen Reichweite wachsen kann. Eine Konsolidierung bietet noch weitere Vorteile:

• Kosteneinsparungen durch eine globale Entgeltabrechnung
• Leichteres Installieren von Updates und Sicherheitspatches
• Problemloses Teilen von Daten mit Ländern ohne IT-Unterstützung zum Einhalten der DSGVO
• Einfache Integration in andere HCM-Systeme (Human Capital Management)
• Geringere Sicherheitsrisiken einer globalen Entgeltabrechnung im Vergleich zu mehreren lokalen Systemen
• Geringerer Bedarf für HR und Entgeltabrechnung von Drittanbietern aufgrund von Schulungen für die Implementierung und Ressourcen für Wartungsarbeiten

Die Wahl des richtigen HR-Dienstleisters für Ihre IT-Ziele

Ob Sie nach einem neuen HR-Dienstleister suchen oder Ihre aktuellen Modelle bewerten möchten, Sie sollten sich die folgenden Fragen stellen:

• Ist Ihre bevorzugte Software für die Entgeltabrechnung in der Cloud verfügbar?
• Verfügt Ihre bevorzugte Software für die Entgeltabrechnung über moderne Sicherheitsfunktionen?
• Unterstützt Ihr bevorzugter HR-Dienstleister die Implementierung?
• Unterstützt Ihre bevorzugte Software für die Entgeltabrechnung erweiterte Funktionen wie z. B. die Prozessautomatisierung?
• Lässt sich Ihre bevorzugte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung in HCM-Software integrieren?
• Unterstützt Ihre bevorzugte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung Ihre Initiativen für die digitale Transformation?
• Unterstützt Ihre bevorzugte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung Ihre Geschäftskontinuitätspläne?
• Verfügt Ihre bevorzugte Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung über alle erforderlichen Funktionen, die Sie zum Transformieren Ihrer Entgeltabrechnung und für die Unterstützung Ihrer IT-Prioritäten benötigen?

Bedenken Sie: Ein seriöser Anbieter arbeitet mit Ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder Ihres internen Teams samt IT-Entscheidern während der gesamten Dauer des Umstiegs auf eine Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung in der Cloud auf dem Laufenden gehalten werden und Unterstützung erhalten.