Warum Sie einen Anbieter für globale Entgeltabrechnungen brauchen

Die COVID-19-Pandemie hat Unternehmen jeder Größe schwer zu schaffen gemacht. Für 74 Prozent der globalen Unternehmen, die immer noch mehrere Systeme in verschiedenen Ländern betreiben, war die oft nächtliche Umstellung auf Telearbeit und die Forderung nach einer schnelleren und präziseren Berichterstellung mit Anpassungsschwierigkeiten verbunden.[1] Große Unternehmen haben Schwierigkeiten, auf  genaue und zuverlässige Daten zuzugreifen, die für globale Entscheidungen benötigt werden, und sie laufen ständig Gefahr, mit empfindlichen Geldstrafen belegt zu werden, wenn sie die Compliance-Anforderungen nicht erfüllen. Trotz  der eklatanten Schwächen vieler globaler Entgeltabrechnungssysteme macht die Entgeltabrechnung etwa 60 Prozent der Unternehmensausgaben aus und wird oft vernachlässigt.[2]

Was sich internationale Unternehmen wünschen

Eine kürzlich von ADP durchgeführte weltweite Umfrage zur Entgeltabrechnung unter internationalen Unternehmen ergab, dass die Wunschliste für die Entgeltabrechnung gemeinsame Themen umfasst: 

• Zuverlässigere Berichterstellungsanalysen – zur Information der Unternehmensstrategie und -planung
• Eine schnellere Berichterstellung – um Informationen genau dann zu liefern, wenn sie benötigt werden
• Erhöhte Datensicherheit – zur Verbesserung der Compliance
• Optimierte Lohn- und Entgeltabrechnungsprozesse – um Fehler zu reduzieren, Kosten zu senken und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen[3]

Aber wie ein altes, auf Henry Ford zurückgehendes Sprichwort besagt: „Wenn du tust, was du immer getan hast, bekommst du, was du immer bekommen hast.“ Kombinieren Sie die Auswirkungen von COVID-19: Die außerordentlichen globalen Finanzturbulenzen, Datenschutz- und Sicherheitsrisiken, die Vervierfachung der lohnbezogenen Vorschriften in nur 30 Tagen und ein kostspieliges, veraltetes Gehaltsabrechnungssystem – und schon ist der Ärger vorprogrammiert.[4]

Was bedeutet „Globale Entgeltabrechnung“?

Falls Sie sich das fragen: Globale Entgeltabrechnung beschreibt den Prozess der Bezahlung Ihrer Mitarbeiter in mehreren Ländern. Ideal ist eine einzige Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung, die die Berichterstellung zentralisiert und die Entgeltabrechnung über mehrere Länder und Gebiete hinweg effizient durchführt. In der Theorie klingt das großartig, aber warum stehen internationale Unternehmen nach der Pandemie vor so vielen Herausforderungen bei der globalen Entgeltabrechnung?

Herausforderungen für die globale Entgeltabrechnung nach COVID

ADP hat drei Hauptbereiche identifiziert, in denen große Unternehmen, die immer noch mit einer lokalen Entgeltabrechnung arbeiten, oder mit Anbietern, die den Anforderungen nicht gerecht werden, Verbesserungen vornehmen müssen:

Optimierung

Wenn Sie mit uneinheitlichen, lückenhaften Systemen arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie von der Unternehmensleitung häufiger nach weiteren Daten gefragt werden, da die bereitgestellten Informationen inkonsistent und schwer zu interpretieren sind. Im Vergleich dazu waren die 14 Prozent der Unternehmen mit einem wirklich globalen Entgeltabrechnungsmanagement, das vollständig in ihre Personal- und Finanzsysteme integriert ist, mit weniger Komplexität konfrontiert und somit in der Lage, ihre Kosten zu optimieren.

Transparenz

Die zweite große Herausforderung ist die Transparenz, denn die Verwendung mehrerer Systeme mit geringer Integration führt zu einer eingeschränkten Sicht auf die Entgeltabrechnung. Ohne einen klaren Überblick über ihre Kosten hatten 73 Prozent der Befragten einfach nicht die nötigen Daten der Entgeltabrechnung zur Hand, um fundierte Entscheidungen über die strategische Ausrichtung ihres Unternehmens zu treffen.[5]

Agilität

Das dritte Problem ist die Agilität: 61 Prozent der Unternehmen waren nicht in der Lage, die Entgeltabrechnung an ihre spezifischen Bedürfnisse während der Pandemie anzupassen. Mit einer einheitlichen globalen Entgeltabrechnung waren die Teams jedoch in der Lage, konfigurierbare und konsolidierte Daten schnell zu analysieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Da die globalen Märkte oft in Bewegung sind, ist die Möglichkeit, einen sofortigen Bericht in kürzester Zeit zu erstellen, von unschätzbarem Wert. Die ADP-Umfrage ergab jedoch, dass sich 70 Prozent der Unternehmen nicht auf künftige Störungen oder größere regulatorische Änderungen vorbereitet fühlen.[6]

Zeit für Outsourcing?

Der ADP-Studie zufolge sind 75 Prozent der Unternehmensleiter bereit, die Auslagerung aller oder der meisten ihrer globalen Entgeltabrechnungen in Betracht zu ziehen.[7] Erfreulich ist auch die Feststellung, dass 97 Prozent der Befragten Entgeltabrechnungsinformationen als wichtigen Bestandteil ihrer Kostenmanagement-Strategien ansehen, wobei 87 Prozent die Entgeltabrechnung als grundlegenden Bestandteil ihrer Geschäfts- und Wachstumsziele betrachten. Die Auslagerung Ihrer globalen Entgeltabrechnung an einen vertrauenswürdigen Experten ist ein wichtiger Teil dieses Prozesses. Warum?

Das Outsourcing an den richtigen Anbieter von globalen Entgeltabrechnungsdiensten bringt viele Vorteile mit sich, an die Lösungen vor Ort nicht heranreichen können.

Die Vorteile des Outsourcings

• 19 Prozent der Befragten waren der Ansicht, dass das Unternehmen durch den Einsatz interner Lösungen ein Risiko eingeht, wenn es versucht, die Einhaltung der Vorschriften selbst zu verwalten. Bei Unternehmen, die ihre globale Entgeltabrechnung auslagern, sinkt diese Zahl auf nur zwei Prozent.[8]
• Eine skalierbare, cloudbasierte, einheitliche Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen. Dadurch werden die Mitarbeiter Tag für Tag sicher, pünktlich und effizient bezahlt, und Sie erhalten internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungslösungen, die auf die lokalen Bedürfnisse zugeschnitten sind, sowie länderübergreifende Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten auf einen Blick, um die Transparenz zu erhöhen. Darüber hinaus stehen Ihnen Entgeltabrechnungsexperten zur Verfügung, die Sie bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützen.
• Eine von Forrester Consulting im Auftrag von ADP durchgeführte Studie ergab, dass internationale Unternehmen, die die globale Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung von ADP einsetzen, eine Investitionsrendite von 134 Prozent, eine Verringerung des Arbeitsaufwands für die Entgeltabrechnung um bis zu 75 Prozent und eine Vermeidung von Kosten für die Compliance-Einhaltung in Höhe von 1,8 Millionen US-Dollar verzeichnen konnten.[9]

Warum Sie einen Anbieter für globale Entgeltabrechnungen brauchen?

Wenn Sie Ihre globale Entgeltabrechnung auslagern, sparen Sie wertvolle Zeit, indem Sie Ihre gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen, Ihr Compliance-Risiko verringern, Ihre Agilität erhöhen und etwaige Qualifikationslücken schließen, ohne die Kosten für das Recruitment zu tragen.[10] Ein vereinfachter globaler Entgeltabrechnungsprozess, der vollständig in Ihre Personal- und Finanzsysteme integriert ist, verringert nicht nur die Komplexität, sondern senkt auch die Kosten, da Sie nicht mehr für unnötige Software bezahlen.

Laut einer EY-Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung 2019 stimmen 65 Prozent der HR- und Entgeltabrechnungsleiter zu, dass ein echtes globales Bereitstellungsmodell erhebliche Vorteile für ihr Unternehmen bringen würde. Käufer eines Anbieters globaler Entgeltabrechungsdienste sahen im Durchschnitt über 32 Prozent Einsparungen durch Prozessoptimierung, über 20 Prozent Einsparungen durch Standardisierungund 50 Prozent Ressourceneinsparung durch bessere Produktivität.[11]

Die Rolle der Daten

Wichtig sind auch die Auswirkungen auf die Unternehmensführung, wenn eine einzige, konsistente und genaue Informationsquelle zur Verfügung steht. Mit einem umfassenden Überblick über die Entgeltabrechnung ergibt sich ein klareres Bild über die strategische Ausrichtung Ihres Unternehmens. Stellen Sie sich vor, Sie verfügten über die Ressourcen, die Einblicke und die genauen Prognosen, um proaktiv statt reaktiv zu handeln –  entscheidende Qualitäten bei den turbulenten Marktbedingungen, die wir momentan alle durchleben.

Mehr Agilität

Apropos Agilität: Multinationale Unternehmen, die ihre Entgeltabrechnungssysteme optimiert und vereinfacht haben, sind reaktionsschneller und effizienter als diejenigen, die mit mehreren Lösungen jonglieren. Schlankere Prozesse und ein integriertes globales Entgeltabrechnungssystem ermöglichen es Ihren Teams, schneller zu skalieren und sich leichter anzupassen, um somit das Wachstum zu unterstützen.[12] Selbst im normalen Tagesgeschäft kann eine agile Entgeltabrechnung die Erfahrung und Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessern, indem sie sich an veränderte Mitarbeiterpräferenzen und neue Arbeitsweisen anpasst. Mit aktualisierten Entgeltabrechnungssystemen sind die Mitarbeiter dieser Abteilung in der Lage, grenzüberschreitend zu arbeiten. Gleichzeitig können beliebte Zusatzleistungen, wie z. B. Gleitzeit, durch eine optimierte globale Entgeltabrechnung besser gefördert werden.[13]

Was der Wandel für Ihr Unternehmen bedeutet

Wenn wir die COVID-19-Pandemie hinter uns gelassen haben, ist eines sicher: Die alten Wege der Geschäftsabwicklung sind auf den Kopf gestellt worden, und das gilt auch für die Entgeltabrechnung. Die Untersuchungen von ADP zeigen, dass Unternehmen der Meinung sind, dass ein optimiertes globales Entgeltabrechnungssystem ihre Mitarbeiter in die Lage versetzt, nicht mehr nur Entgeltabrechnungen zu bearbeiten, sondern vielmehr als Datenanalysten zu agieren, die Erkenntnisse für künftige Strategien liefern. Dies hat weitreichende Auswirkungen.

Es liegt nun an den Unternehmen, die Gunst der Stunde zu nutzen und ein globales Entgeltabrechnungssystem zu schaffen, das agil und flexibel genug ist, um alle anstehenden Herausforderungen zu meistern, sei es eine weitere Gesundheits- oder Wirtschaftskrise oder neue Geschäftsmöglichkeiten. Da 60 Prozent der Entgeltabrechnungsexperten der Meinung sind, dass ein echtes globales Entgeltabrechnungmodell für ihr Unternehmen von Vorteil wäre, ist es an der Zeit, der Entgeltabrechnung eine neue strategische Rolle zuzuweisen und sie vom Backoffice in den Mittelpunkt des Geschehens zu rücken. Dies [14] kann nicht nur dazu beitragen, das Unternehmen voranzubringen, sondern es auch auf Kurs zu halten.

Stärken Sie Ihr Unternehmen mit dem richtigen Anbieter von globalen Entgeltabrechnungsdiensten

Die globale Entgeltabrechnung kann eine Herausforderung sein, wenn sie in den falschen Händen liegt. Doch mit dem richtigen Anbieter von globalen Entgeltabrechnungsdiensten wie ADP stehen Ihnen die Software, die Tools und die Beratung zur Verfügung, die Ihr Unternehmen belastbarer und kostengünstiger machen.

ADP ist in 140 Ländern vertreten und wird von über 90 Prozent der Fortune-100-Unternehmen für die sichere Bezahlung von über 68 Millionen Mitarbeitern weltweit eingesetzt.  Wenn Sie mit unseren Experten gerne darüber sprechen möchten, wie Sie internationale Entgeltabrechnungen abwickeln können, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.