Drei Schritte, um das volle Potenzial Ihrer Entgeltabrechnung zu entfalten

Entgeltabrechnung: Ignorieren oder optimieren? Betrachten Sie die Bezahlung aus einer neuen Perspektive.

Wussten Sie, dass die Gehälter 50–60 Prozent der Geschäftsausgaben von Unternehmen ausmachen?¹ Einen derart großen Kostenfaktor können Sie nicht einfach ignorieren. Dieser kostenlose ADP-Guide zur Optimierung Ihrer Entgeltabrechnung erklärt Ihnen, wie eine Transformation Ihrer Entgeltabrechnung Ihrem Unternehmen in drei Schritten (oder Phasen) zahlreiche kulturelle und geschäftliche Vorteile bringen kann.

Transformation in drei Schritten

Unterteilen Sie den Transformationsprozess für Ihre Entgeltabrechnung in Phasen. So können Sie am besten Störungen vermeiden und messbare Ergebnisse erzielen. Beginnen Sie mit der Optimierung, um die Effizienz zu steigern. Transparenz und Agilität ergeben sich dann ganz von allein:

Spekulativ oder zielgerichtet?

Der Guide empfiehlt das Ermitteln von Schwachpunkten in der Entgeltabrechnung Ihres Unternehmens, um Bereiche zu identifizieren, die optimiert werden müssen. Denkbare Probleme sind dabei beispielsweise eine geringe Datenqualität, langsame Anpassung an Compliance-Anforderungen oder die Abhängigkeit von manuell ausgeführten Prozessen. Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnungssysteme modernisieren und die Softwareupdates für die Compliance automatisch ausführen, können Sie die Arbeitsbelastung für Ihre Entgeltabrechnung senken und die Transparenz im gesamten Prozess steigern. Dann haben die Mitarbeiter in der Entgeltabrechnung und die HR-Teams mehr Zeit, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren statt ihre Energie mit monotonen Verwaltungsarbeiten zu verschwenden.

Intern oder extern?

Zunächst einmal müssen Sie entscheiden, ob Sie Ihre Entgeltabrechnung intern oder von einem Managed Service abwickeln lassen möchten. Sie haben gern die volle Kontrolle? Dann ist die interne Lösung vermutlich die bessere Wahl für Sie. Mit einem Managed Service für Ihre Entgeltabrechnung können Sie allerdings Zeit und Geld sparen. Dieser unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Compliance-Pflichten wahrzunehmen, Ihre Agilität zu steigern und bei Bedarf Qualifikationsdefizite auszugleichen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Option für Sie die richtige ist, sollten Sie einfach offen und ehrlich darüber nachdenken, wie viel Verantwortung Ihre Mitarbeiter in der Entgeltabrechnung problemlos übernehmen können.

Ein globaler Ansatz

Möglicherweise gehören Sie zu den 60 Prozent der für die Entgeltabrechnung zuständigen Fachkräfte, die der Meinung sind, dass ein globales Gehaltsabrechnungsmodell Ihrem Unternehmen zugute kommen würde.² Gleichzeitig hebt unser Guide hervor, dass viele Unternehmen zur Lösung des Problems einen Patchwork-Ansatz entwickelt haben: unterschiedliche Gehaltsabrechnungssysteme für unterschiedliche Länder. Wenn Sie diese zur Optimierung in ein einziges globales System überführen möchten, sollten Sie analysieren, ob es Überschneidungen zwischen den Prozessen der globalen und lokalen Gehaltsabrechnungslösung gibt. Wählen Sie ein globales Gehaltsabrechnungssystem und gestatten Sie einzelnen Regionen eine Anpassung nach Bedarf – so sparen Sie Zeit und Geld.

70 Prozent der globalen Gehaltsabrechnungsprozesse können Sie automatisieren, indem Sie die Verwaltung der Entgeltabrechnung global auf einer einzigen Plattform zusammenlegen.³

Manuell oder digital?

Die manuelle Entgeltabrechnung ist voller Risiken, und Fehler und Ausfallzeiten sind mit hohen Kosten und Zeitverlusten verbunden. Konzentrieren Sie sich auf das Automatisieren einfacher Aufgaben mit weniger Fehlerpotenzial, damit Ihre Mitarbeiter Zeit für komplexere Aufgaben wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder Qualitätskontrollen haben. Diese Vorgehensweisen helfen Ihnen beim Umstieg von der manuellen auf die digitale Entgeltabrechnung:

• Automatisieren Sie zeitaufwändige Aufgaben: KI automatisiert die Erfassung von Daten und Arbeitszeiten. So erhalten Sie Echtzeitanalysen und -berichte.
• Digitalisieren Sie papierbasierte Aufgaben: Auf diese Weise verringern Sie die Komplexität von manuellen Prozessen und vermeiden Fehler. Gleichzeitig fallen weniger Kosten für die Aufbewahrung und den Schutz von Dokumenten in Papierform an.
• Erweitern Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem um weitere Funktionen: Sparen Sie den Mitarbeitern in der Entgeltabrechnung Zeit und Arbeit, indem Sie Richtlinien wie bezahlten Urlaub einführen.

Mehr Transparenz durch eine konsolidierte Entgeltabrechnung

Führen Sie die Plattformen für Ihre Entgeltabrechnung zusammen, um durchgängige Transparenz zu erreichen. So können Sie leichter Trends ausmachen und Erkenntnisse sammeln. Derzeit arbeiten CFOs durchschnittlich 2,24 Stunden pro Tag mit Tabellenkalkulationen.⁴ Durch die vollständige Integration zwischen HR-, Entgeltabrechnungs- und ERP-Systemen kann jeder im Unternehmen das große Ganze sehen. Auf diese Weise machen Sie aus der Entgeltabrechnung mehr als nur eine Unternehmensfunktion – Sie verschaffen sich einen strategischen Vorteil. Darüber hinaus sparen Sie durch die Konsolidierung Kosten ein, da Sie nicht länger für Tools bezahlen müssen, die Ihr Unternehmen nicht verwendet.

Bericht oder Prognose?

Mit einer optimierten und integrierten Entgeltabrechnung erhält Ihr Unternehmen sehr viel detailliertere Daten. Sie können Berichte zu Expense Management, Zeiterfassungsformularen sowie Leave & Absence ausführen. Sie erleichtern Ihren Teams die Verwaltung einer globalen Belegschaft, indem Sie ihnen für wichtige Entscheidungen intelligente Datenanalysen liefern.

Benötigen Sie noch weitere Anreize für den Umstieg? So helfen Ihnen die Berichte der Entgeltabrechnung auf strategischer Ebene:

• Globaler Blick auf die tatsächlichen Belegschaftskosten für eine bessere Zukunftsplanung
• Bessere Einstellungspraktiken durch Analysen zum Ermitteln der Wirtschaftlichkeit von Zeitarbeitern
• Halten wichtiger Mitarbeiter durch Gestaltung motivierender Vergütungs- und Prämienmethoden
• Höhere Produktivität durch Leistungsanalysen nach Abteilung auf Basis von Daten der Entgeltabrechnung
• Mehr Gleichberechtigung und Vielfalt durch Identifizieren von geschlechtsspezifischem Lohngefälle und Fördern vielfältiger Talente
• Überwachen von KPIs zum Vergleich Ihrer eigenen monatlichen Entgeltabrechnung mit der Ihrer Wettbewerber

Echte Agilität

Wie können Sie Ihrem Unternehmen echte Agilität verleihen? Mit einer auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen digitalen Entgeltabrechnung sowie mit vollständig transparenten und integrierten Daten. Außerdem profitieren Sie von den folgenden Vorteilen:

• Der einfache Zugriff auf präzise Daten und Erkenntnisse der Entgeltabrechnung verbessert Ihre strategische Planung. So können Sie bessere Entscheidungen treffen und die richtigen Partner finden.
• Die agile Entgeltabrechnung lässt sich besser an neue Konzepte wie flexible Arbeitszeiten und Telearbeit anpassen und erhöht so die Mitarbeiterzufriedenheit.
• Die flexible Entgeltabrechnung hilft Ihren Teams dabei, schneller auf Änderungen bei der Compliance zu reagieren.
• Dank der Transparenz bei Bezahlung und anderen Kosten können Unternehmen ihre Belegschaft global verwalten und so schneller auf internationale Herausforderungen reagieren.

Die transformierte Entgeltabrechnung kann den Unternehmen, die zu diesem wichtigen Schritt bereit sind, helfen, sich an Veränderungen anzupassen und zukünftiges Wachstum zu sichern und zu fördern.