Come ottenere l'approvazione dell'IT per la trasformazione del payroll

Obsoleto o da scoprire? Le paghe viste da una nuova prospettiva

Se stai provando a proporre un progetto di trasformazione del payroll ai tuoi colleghi IT, è probabile che ti venga posta la domanda "Perché dobbiamo cambiare?". La risposta, come evidenziato in questa guida gratuita di ADP, è che la tua azienda semplicemente non può più permettersi di ignorare il payroll nel tentativo di ridurre i costi e aumentare l'efficienza operativa.

A causa della pandemia di COVID-19, il 66% dei responsabili delle decisioni si è concentrato sull'ottimizzazione dei costi, mentre il 34% ha assegnato maggiore priorità all'efficienza operativa¹

Nel mercato moderno, il miglioramento della funzione di payroll ha sicuramente un senso dal punto di vista aziendale: si promuove l'agilità, si sostiene il benessere dei dipendenti e al contempo si garantiscono l'efficienza e la conformità dell'infrastruttura digitale. Parallelamente, i soggetti interessati dell'IT nella tua azienda probabilmente hanno una rigida checklist di requisiti per una soluzione per la gestione delle paghe:

Ottimizzazione del payroll

Ora che sappiamo come dovrebbe essere una soluzione per la gestione delle paghe ideale, il passaggio successivo per sfruttare al meglio il potenziale nascosto del payroll è di ottimizzarlo. In altre parole, eseguire la migrazione del payroll a una soluzione per la gestione delle paghe digitale. Questo passaggio richiederà l'approvazione di più team all'interno dell'azienda, incluso l'IT. Che tu decida di esternalizzare il payroll oppure affidarti a un reparto interno all'azienda, i colleghi dell'IT saranno fondamentali per sostenere questa transizione.

Una volta ottimizzato il payroll, i team IT possono dedicarsi ad attività più importanti, come l'implementazione degli aggiornamenti, la gestione della sicurezza dei dati e l'integrazione del payroll con altre soluzioni HR.

La trasformazione del payroll a sostegno degli obiettivi IT

Ci sono validi motivi per la modernizzazione del payroll. Ma in che modo la migrazione del payroll al cloud, o un fornitore più capace, può supportare gli obiettivi generali dell'IT?

La risposta, quando si valuta di trasformare il payroll, è resistere alla tentazione di non intervenire. Un'azienda multinazionale gestisce in media 32 diversi sistemi di gestione del payroll con conseguenti costi elevati dovuti a personale, complessità e scarsa integrazione.⁶ La gestione in-house del payroll si è rivelata costosa e poco pratica, con personale sovraccarico che prova a gestire la conformità alle normative e a garantire al contempo la continuità delle attività aziendali, la sicurezza dei dati e frequenti aggiornamenti di sistema con fornitori di terze parti.

Se decidi di migrare al cloud, assicurati di scegliere un fornitore affidabile, come ADP, che può offrire una soluzione personalizzata progettata per il livello di supporto che la tua azienda richiede.

Il passaggio al cloud offre un'enorme flessibilità. Possiamo espandere o ridurre il sistema in base all'azienda, riducendo il lavoro da svolgere per aumentare la capacità cloud.

Steve Drury, Responsabile del servizio paghe, Cargill ⁷

Rischiare o proteggere?

La migrazione del payroll a un fornitore affidabile che prenda la sicurezza in seria considerazione è fondamentale. La sicurezza è integrata automaticamente nel software di payroll di ADP, quindi rispettare gli obblighi di conformità è estremamente semplice. Tra le altre funzionalità di sicurezza da ricercare nel fornitore prescelto sono incluse:

• Specialisti di privacy, rischi e sicurezza dedicati sempre disponibili per proteggere le operazioni dei clienti
• Supporto avanzato di protezione 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno, mediante diversi centri di risposta agli incidenti critici
• Monitoraggio costante dei dati da parte degli specialisti in caso di attività sospette
• Patch di sicurezza trimestrali per il software cloud

Costoso o economico?

Le soluzioni payroll su cloud richiedono un investimento iniziale, ma nel lungo termine si rivelano più economiche di quelle on-premise. La migrazione del payroll può offrire importanti dividendi in meno tempo. Pertanto, se stai valutando di procedere, considera quanto segue:

• Le aziende che sono passate da una soluzione on-premise a una soluzione su cloud di ADP hanno risparmiato tra il 15 e il 35% ⁸
• Secondo uno studio di Forrester Consulting per valutare il Total Economic Impact (TEI) di ADP Global Payroll, le aziende potrebbero ottenere un ROI del 134% con un periodo di payback di soli 12 mesi ⁹

Il caso per il consolidamento

Invece di usare più sistemi di gestione del payroll, la prospettiva per te e i tuoi colleghi IT potrebbe essere un'unica soluzione per la gestione delle paghe semplice e scalabile. Con l'elaborazione del global payroll unificato, tu e gli altri team avrete una singola visione dei dati dei dipendenti in tutto il mondo. Assicurati di scegliere un fornitore con un servizio personalizzato in grado di crescere con la tua attività ed espansione geografica. Tra gli altri vantaggi del consolidamento sono inclusi:

• Efficienza dei costi di un singolo global payroll
• Applicazione semplificata di aggiornamenti e patch di sicurezza
• Condivisione di dati immediata tra paesi senza supporto IT per il GDPR
• Integrazione semplice con gli altri sistemi di gestione del capitale umano (HCM)
• Riduzione dei rischi di sicurezza di un unico global payroll rispetto a diversi sistemi locali
• Minore necessità per le risorse per l'implementazione della formazione e della manutenzione di avvalersi di fornitori terzi per HR e payroll

Scelta del fornitore per la gestione delle paghe in linea con gli obiettivi IT

Che tu stia cercando un nuovo fornitore per la gestione delle paghe o stia semplicemente valutando la tua soluzione attuale, prova a rispondere alle seguenti domande:

• Il software del payroll scelto è disponibile sul cloud?
• Il software del payroll scelto offre funzioni di sicurezza avanzate?
• Il fornitore per la gestione delle paghe scelto offre un supporto per l'implementazione?
• Il software del payroll scelto supporta funzionalità avanzate come ad esempio l'automazione dei processi?
• La soluzione per la gestione delle paghe scelta è integrata con il software HCM?
• La soluzione per la gestione delle paghe scelta supporta le iniziative di trasformazione digitale?
• La soluzione per la gestione delle paghe scelta supporta i piani di continuità delle attività aziendali?
• La soluzione per la gestione delle paghe scelta dispone di tutte le funzionalità necessarie per trasformare il processo di payroll e sostenere le priorità IT?

Un fornitore affidabile lavorerà con te per assicurarsi che tutti i membri del team interno, inclusi i soggetti interessati dell'IT, siano informati e supportati durante l'intera transizione a una soluzione per la gestione delle paghe su cloud.