Pourquoi vous avez besoin d'un seul prestataire de services de paie internationale

La pandémie du COVID-19 a frappé les entreprises de toutes tailles. Pour 74 % des entreprises multinationales qui utilisent toujours plusieurs systèmes dans différentes zones géographiques, le basculement soudain vers le télétravail, alimentant un besoin accru de reporting toujours plus précis dans des délais toujours plus courts, a posé un véritable problème d'adaptation pour nombre d'entre elles.[1] L'accès à des données fiables et précises, permettant de prendre des décisions de portée mondiale, est compliqué pour les grandes entreprises, qui risquent en permanence de payer des amendes avec des dommages et intérêts en cas de défaut de conformité de leur part. Malgré les lacunes flagrantes de nombreux systèmes de paie internationale, la paie représente environ 60 % des dépenses d'une entreprise, mais est souvent négligée.[2]

Attentes des entreprises multinationales

Une récente enquête d'ADP portant sur la paie internationale et réalisée auprès d'entreprises multinationales a identifié des thèmes communs dans leurs listes de souhaits en matière de paie :

• Fonctionnalités de rapport et d'analyse plus efficaces, pour informer la stratégie et la planification d'entreprise
• Fonctionnalités de rapport plus rapides, pour fournir des informations le moment voulu
• Sécurité accrue des données, pour une meilleure conformité
• Processus de paie simplifiés, pour réduire les erreurs, diminuer les coûts, tout en améliorant la satisfaction des salariés[3]

Mais, comme le disait si bien Henry Ford : « Si vous faites ce que vous avez toujours fait, vous obtiendrez ce que vous avez toujours obtenu. » Les retombées de l'épidémie de COVID-19 sont les suivantes : une crise financière mondiale sans précédent, des risques touchant autant la sécurité que la confidentialité, une multiplication par quatre des réglementations en matière de paie en à peine 30 jours, le tout géré par un système de paie obsolète et onéreux et c'est le début de vos ennuis.[4]

Qu'est-ce qu'une paie internationale ?

Pour ceux qui se poseraient la question, une paie internationale est un processus permettant de payer vos salariés travaillant dans plusieurs pays différents. L'idéal est d'utiliser une solution de paie unique qui centralise le reporting et gère efficacement la paie entre plusieurs pays et territoires différents. Même s'il s'agit d'une excellente idée en théorie, pourquoi les entreprises multinationales sont-elles confrontées à une multitude de problèmes en matière de paie internationale à l'issue de cette période de pandémie ?

Défis à surmonter en matière de paie internationale en période post-pandémique

ADP a identifié trois domaines clés que doivent améliorer les grandes entreprises qui utilisent encore un système de paie interne ou emploient des prestataires non
qualifiés :

Optimisation

Si vous utilisez plusieurs systèmes différents, la direction vous demandera probablement de fournir davantage de données plus souvent, car les informations fournies seront incohérentes et difficiles à interpréter. À titre comparatif, les 14 % des entreprises dont la gestion de la paie internationale est entièrement intégrée à leurs systèmes financiers et de RH ont rencontré moins de difficultés et ont pu optimiser leurs coûts.

Visibilité

Le deuxième principal défi à surmonter est la visibilité, car l'utilisation de plusieurs systèmes différents avec une intégration minime limite la disponibilité des données de paie. Sans une visibilité claire de leurs coûts, 73 % des participants à l'enquête déclaraient tout simplement ne pas disposer de données de paie à portée de main pour éclairer ll'orientation stratégique de leur entreprise.[5]

Agilité

Le troisième défi est l'agilité, avec 61 % des entreprises qui sont incapables d'adapter la paie pour répondre à leurs besoins spécifiques au cours de la pandémie. Cependant, avec un système de paie internationale unifié, l'agilité des équipes était suffisante pour analyser rapidement les données consolidées et configurables afin d'agir en conséquence. Face à la fluctuation régulière des marchés internationaux, cette capacité à fournir un rapport instantané à tout moment est inestimable. Pourtant, une enquête d'ADP a révélé que 70 % des entreprises ne se sentent pas prêtes à faire face à des bouleversements futurs ou à des modifications réglementaires majeures.[6]

Est-il temps d'externaliser ?

D'après une enquête d'ADP, 75 % des chefs d'entreprise sont prêts à envisager l'externalisation de l'ensemble ou d'une grande partie de leurs processus de paie.[7] Il est aussi encourageant de constater qu'ils sont 97 % à considérer les informations relatives à la paie comme des éléments majeurs dans les stratégies de gestion des coûts et 87 % à considérer la paie comme un élément fondamental de leurs objectifs commerciaux et de croissance. Dans le cadre de ce processus, il est donc indispensable d'externaliser vos services de paie internationale à un expert tiers de confiance. Pour quelle raison ?

L'externalisation à des prestataires de services de paie internationale compétents présente de nombreux avantages, contrairement aux solutions internes.

Avantages de l'externalisation

• Dix-neuf pour cent des participants à l'enquête ont découvert que l'utilisation de solutions internes exposait leur entreprise à des risques lorsqu'ils essayaient de gérer eux-mêmes leur conformité. Ce chiffre chute à tout juste 2 % pour les entreprises externalisant leur paie internationale.[8]
• Une solution évolutive et unifiée sur le cloud s'adapte à votre entreprise. Elle gère au quotidien la paie de vos effectifs de manière efficace, en toute sécurité et sans aucun retard. Elle fournit des solutions de paie internationale adaptées aux besoins locaux avec une visibilité unique sur les données de paie multi-pays afin d'obtenir des informations plus précises, dont la conformité est supervisée par des experts de la paie.
• Une étude réalisée par Forrester Consulting pour ADP a révélé que les entreprises multinationales utilisant la solution de paie internationale d'ADP avaient obtenu un retour sur investissement de 134 %, réduit de 75 % les efforts de traitement de la paie et économisé 1,8 million de dollars (1,6 million d'euros) de mise en conformité.[9]

Pourquoi faire appel à un prestataire de services de paie internationale ?

L'externalisation de votre paie internationale vous permet de gagner un temps précieux en prenant en charge vos responsabilités réglementaires, en réduisant vos risques de non-conformité, en améliorant votre agilité et en vous aidant à combler toute lacune en matière de compétences, sans aucuns frais de recrutement.[10] À cela s'ajoute un processus de paie internationale simplifié et entièrement intégré à vos systèmes financiers et de RH, qui non seulement facilite les opérations, mais réduit aussi les coûts, car vous ne payez plus pour des logiciels inutiles.

D'après l'enquête sur la gestion de la paie internationale d'EY réalisée en 2019, 65 % des responsables de paie et de RH admettent qu'un véritable modèle de prestation international serait considérablement bénéfique pour leur entreprise. Les clients d'un prestataire de services de paie internationale ont réalisé en moyenne plus de 32 % d'économie grâce à l'optimisation de leurs processus, plus de 20 % d'économies grâce à la standardisation et 50 % d'économies de ressources grâce à une amélioration de leur productivité.[11]

Le rôle des données

Les intentions de la direction sont également capitales, à savoir disposer d'une seule et unique source d'informations cohérentes et précises. Une visibilité totale de la paie permet de définir plus clairement la direction stratégique que doit suivre votre entreprise. Imaginez que vous disposiez des ressources, des informations et des prévisions exactes pour être proactif, plutôt que réactif, qui sont des qualités indispensables au vu des conditions agitées du marché dans lesquelles nous évoluons tous.

Gagner en agilité

Puisque nous parlons d'agilité, les multinationales qui ont optimisé et simplifié leurs systèmes de paie réagissent plus rapidement et plus efficacement que celles jonglant avec plusieurs solutions différentes. Des processus simplifiés et un système de paie internationale intégré permettent à vos équipes de se développer et de s'adapter plus facilement pour soutenir la croissance de votre entreprise.[12] Par ailleurs, une paie agile peut améliorer l'expérience des salariés en s'adaptant rapidement à leurs préférences, qui sont en constante évolution, et aux nouveaux modes de travail. Grâce à la mise à jour des systèmes de paie, le personnel de paie peut travailler à distance à l'étranger, alors qu'un système de paie internationale optimisé est plus à même de prendre en charge des avantages sociaux populaires, tels que les horaires flexibles.[13]

Les implications du changement pour votre entreprise

Alors que nous sortons tous de cette période de pandémie du COVID-19, une chose est sûre est que l'activité des entreprises a véritablement été bouleversée, notamment la gestion de la paie. Une étude d'ADP révèle que les entreprises trouvent qu'un système de paie internationale optimisé permet à leur personnel de ne plus strictement se limiter à des tâches de traitement de la paie, mais plutôt d'agir davantage en qualité d'analystes de données pour fournir des informations visant à éclairer des décisions stratégiques futures. Les implications sont donc considérables.

La balle est désormais dans le camp des entreprises qui doivent saisir cette opportunité et créer un système de paie internationale suffisamment agile et flexible pour gérer tout défi à venir, qu'il s'agisse d'une autre crise sanitaire ou économique ou de nouvelles opportunités commerciales. Avec 60 % des professionnels de la paie qui s'accordent à dire qu'un véritable modèle de paie internationale serait bénéfique pour leur entreprise, c'est le moment ou jamais de créer un rôle stratégique pour la paie, en la faisant passer du back-office vers le front- et middle-office. [14]Cette approche ne peut que contribuer au développement des entreprises, plutôt qu'à simplement les maintenir à flot.

Renforcer son système de paie grâce à un prestataire de services de paie internationale adapté

Confiée à un prestataire incompétent, la gestion de la paie internationale peut devenir un véritable casse-tête. Mais, avec un prestataire de services de paie internationale de confiance, tel qu'ADP, vous disposez des logiciels, outils et conseils nécessaires pour améliorer la résilience et la rentabilité de votre entreprise.

ADP est présent dans 140 pays et plus de 90 % des entreprises du classement Fortune 100 lui font confiance pour payer en toute sécurité plus de 68 millions de salariés dans le monde. Pour découvrir comment gérer la paie internationale, n'hésitez pas à contacter nos experts.