Si vous recherchez un prestataire de services de paie, alors vous avez probablement pris la grande décision d'externaliser la gestion de votre paie à un tiers de confiance. Pour vous aider à sauter le pas, nous avons rédigé un guide pratique, car la gestion de la paie et des RH concerne l'ensemble de votre entreprise. Quel que soit le type de modèle de service que vous avez choisi, vous devez avant tout sélectionner le prestataire de services de paie le plus adapté à votre budget. Précisez clairement les objectifs de votre entreprise à court et long terme et rédigez une checklist détaillée avec des questions que vous poserez aux prestataires. Le prestataire de services de paie que vous aurez choisi va prochainement être votre partenaire commercial. Donc, plus vous énoncerez clairement vos attentes et vos objectifs, plus le modèle de service sera facile à mettre en œuvre et à adopter, et mieux les technologies utilisées pourront soutenir votre croissance stratégique.
Qu'est-ce qu'un prestataire de services de paie ?
Un prestataire de services de paie est une société externe à laquelle font appel des entreprises lorsqu'elles souhaitent déléguer la gestion interne de la paie. Cette société externe, en fonction du type de service de paie proposé, va calculer la paie du personnel et toutes les cotisations requises, vous aider à respecter les dernières réglementations et envoyer vos déclarations aux autorités fiscales concernées.
Parmi les types de services proposés figurent les services de gestion intégrale de la paie, c'est-à-dire qu'une entreprise confie le contrôle intégral de sa gestion de la paie à un prestataire externe. En fonction de la taille de l'entreprise, de la complexité de son activité et de ses exigences spécifiques, ainsi que du secteur d'activité dans lequel elle évolue, les prestataires de services de gestion intégrale de la paie peuvent proposer une suite complète de solutions de gestion de la paie et des RH.
Un prestataire de services de paie peut-il vous permettre d'atteindre vos objectifs ?
Que souhaitez-vous accomplir en tant qu'entreprise ? Vous avez peut-être besoin d'une meilleure visibilité de vos données de paie et de RH. Ou vous souhaitez simplifier et améliorer la cohérence de vos services de paie pour les rendre plus précis et ponctuels. Si vous êtes une multinationale, peut-être que vous avez besoin de services de paie internationale capables de fournir un système d'informations que vous pourrez consulter pour analyser les données de votre personnel et adapter votre stratégie en conséquence. Plus vous exprimerez clairement votre vision et la manière dont les technologies pourront vous aider à atteindre votre objectif, plus vous pourrez planifier efficacement sa mise en œuvre et son adoption.
Prendre en compte vos besoins uniques
Définissez les véritables attentes de votre entreprise vis-à-vis d'un prestataire de services de paie, car elles vont déterminer le choix de votre modèle de service. Vous avez peut-être besoin d'une externalisation complète de la paie (ou Managed Services) avec un prestataire expert, tel qu'ADP, qui va rigoureusement gérer votre paie pour qu'elle soit versée dans les délais, calculer vos taxes et cotisationset distribuer les bulletins de paie ? Si vous êtes une multinationale ou que vous avez des salariés avec différentes fréquences de paie et divers besoins de gestion du capital humain (HCM), alors vous pourrez choisir entre l'externalisation complète de la paie (Managed Services) ou le modèle d'externalisation de tous vos services, nommé « Payroll COS, pour Comprehensive Outsourcing Services ». L'externalisation des services est dite « complète » lorsque, en plus de gérer tous les aspects de la paie, le prestataire répond à tous les besoins liés à la paie de vos salariés via une assistance téléphonique dédiée. Ce prestataire de confiance gère aussi la conformité de votre entreprise en veillant scrupuleusement au respect de toutes les directives régionales et nationales en vigueur. Le principal enjeu ici est d'évaluer, en fonction des particularités culturelles de chaque entreprise, le niveau de contrôle (élevé ou faible) que vos équipes sont prêtes à déléguer. C'est la raison pour laquelle vous devez faire preuve d'une diligence raisonnable vis-à-vis des prestataires.
Prioriser la sécurité et la confidentialité des données de vos salariés
Suite à l'entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données (RGPD) et à l'issue de la pandémie de COVID-19, la sécurité et la confidentialité des données de votre personnel est indispensable à la réussite de votre entreprise. Le prestataire que vous aurez choisi devra également les considérer comme l'une de ses principales priorités. Demandez-lui comment les données de votre entreprise vont être stockées, transférées et sauvegardées. Renseignez-vous sur ses politiques en matière de fraude et de continuité d'activité et lisez attentivement le texte écrit en petits caractères. Les failles de sécurité sont de plus en plus nombreuses, surtout les attaques de phishing (qui sont passées de 72 % à 83 % entre 2017 et 2021)[1]. Selon l'enquête « Cyber Security Breaches » (Failles de cybersécurité) réalisée en 2021, parmi les 39 % des entreprises ayant signalé des failles ou des attaques, une sur cinq (soit 21 %) a perdu de l'argent, des données ou des actifs autres.[2] Le coût moyen de toutes ces failles de cybersécurité dont ont été victimes les entreprises au cours de ces 12 derniers mois est estimé à 8 460 £ (10 200 €).[3]
Garantir un modèle de mise en œuvre efficace
Nous allons supposer que le prestataire de votre choix offre les fonctionnalités de base que vous recherchez. Le critère suivant dans votre checklist de sélection d'un prestataire de services de paie externalisé est une expérience de mise en œuvre réussie et des preuves concernant l'élaboration d'un plan de mise en œuvre rapide et efficace de votre système de paie. Fournit-il une assistance à votre personnel afin de garantir que tout se déroule pour le mieux ? Dispose-t-il d'une stratégie de gestion du changement efficace ? Dans votre entreprise, existe-t-il un dirigeant promoteur, ainsi qu'un réseau d'ambassadeurs, pour promouvoir cette nouvelle technologie ?
Commencer à planifier l'adoption de la nouvelle solution suffisamment tôt
Tous les salariés de votre entreprise n'accueillent pas le changement avec le même enthousiasme, c'est la raison pour laquelle vous devez planifier sa mise en œuvre. Commencez à vous y préparer suffisamment tôt, car non seulement vos salariés doivent être prêts, mais aussi vos systèmes et données. Dès le début de cette phase, vous devez impérativement obtenir l'accord des parties prenantes concernant l'achat de la solution. Utilisez une stratégie de gestion du changement, communiquez en toute transparence et proposez des formations pour faciliter la transition chez vos salariés, quels que soient leurs niveaux hiérarchiques. Le prestataire de votre choix doit savoir gérer cette phase d'adoption cruciale.
Choisir l'offre de service adaptée
L'efficacité de votre nouvelle solution de paie et de RH dépendra avant tout de son modèle de prise en charge. Assurez-vous que le niveau de l'assistance client au quotidien est adapté à vos besoins. Un prestataire adapté doit offrir une assistance évolutive qui s'adapte à votre budget et à vos exigences en matière de changement. Veillez à lire attentivement le contrat de services et à poser des questions en cas de doute. Votre offre inclut-elle une équipe dédiée et dotée d'une expertise approfondie en gestion de la paie et en conformité ? Allez-vous bénéficier de conseillers stratégiques et le prestataire dispose-t-il d'un réseau de clients auquel vous pourrez accéder pour partager vos meilleures pratiques ?
Utiliser les données pour obtenir un avantage concurrentiel
Que vous ayez besoin d'aménager les horaires de votre personnel ou de proposer des politiques de rémunération attractives pour attirer les meilleurs talents, les analyses de données jouent un rôle de plus en plus crucial pour les entreprises. Ajoutez à votre checklist un prestataire capable de vous aider à évaluer vos exigences en matière d'analyse de données et de prendre en compte leurs résultats pour soutenir votre croissance. Demandez si vous disposerez d'un ensemble de données centralisées et si vous pourrez configurer des analyses pour personnaliser vos résultats. Tout aussi indispensable, un accès aux données disponibles dans l'ensemble du secteur à des fins de comparaison et d'analyse prédictive pour faciliter la réalisation de prévisions.
Évaluer les antécédents d'un prestataire et ses priorités futures
Au niveau de l'entreprise, songez à collaborer avec un prestataire réputé, dont le modèle technologique et de service pourra répondre à vos exigences en matière de changement. Votre prestataire de services de paie devra, au minimum, s'intéresser et investir dans l'innovation, en étant constamment à la recherche de solutions capables de répondre aux défis à venir pour les entreprises.
Adapter en permanence votre stratégie de Ressources Humaines
L'objectif de l'automatisation et de l'intégration de vos systèmes de paie et de RH n'est pas de continuer l'activité habituelle, mais de simplifier les opérations, d'améliorer l'efficacité, de renforcer l'engagement du personnel et d'identifier les possibilités d'économies. Assurez-vous que votre nouveau prestataire de services de paie va accompagner votre personnel à chaque étape du cycle de vie du salarié. Une solution adaptée doit fournir des outils et une stratégie pour permettre à vos équipes chargées de la paie et des RH d'optimiser leurs performances, de faciliter les embauches et d'apporter plus de visibilité sur les dépenses dans l'ensemble de l'entreprise.
Bien plus qu'une « simple » paie
La pandémie du COVID-19 a révélé la vulnérabilité des différents systèmes de paie et de RH face à un bouleversement soudain. Des études récentes ont démontré que, suite à la pandémie, 66 % des décideurs avaient choisi de privilégier l'optimisation des coûts, alors que 34 % avaient, quant à eux, priorisé l'efficacité opérationnelle.[4] Il fut un temps où la paie était une fonction back-office, mais désormais il s'agit d'une fonction de front- et de middle-office dans les entreprises de pointe. Et grâce aux technologies numériques, elle peut devenir un véritable avantage stratégique.
Questions à poser à un prestataire de services de paie potentiel :
- Votre logiciel de paie privilégié est-il disponible dans le cloud ?
- Est-ce que votre prestataire de services de paie privilégié :
- prend en charge la mise en œuvre de solutions ?
- Est-ce que votre logiciel de paie privilégié :
- offre des fonctions de sécurité avancées ?
- fournit une fonctionnalité avancée, telle que l'automatisation des processus ?
- Est-ce que votre solution de paie privilégiée :
- s'intègre à votre logiciel HCM ?
- vous aide dans vos initiatives de transformation numérique ?
- prend en charge vos plans de continuité de l'activité ?
- Si vous répondez « Oui » à toutes ces questions, alors votre solution de paie privilégiée dispose de toutes les fonctionnalités requises pour transformer votre processus de paie et prendre en charge vos priorités informatiques.[5]
Choisir ADP comme prestataire de services de paie
Un prestataire de services de paie externalisé adapté peut faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure grâce à son expertise HCM, à l'analyse de données et à son assistance technique, qui vont transformer votre entreprise et renforcer sa croissance stratégique.
Depuis plus de 70 ans, ADP est le partenaire de paie - gérée en coproduction ou en externalisation complète - d'un large éventail de clients implantés dans 140 pays différents. Pour découvrir tous les avantages qu'offrent nos services de gestion complète de la paie, veuillez contacter notre expert.
