Trois étapes pour exploiter pleinement le potentiel de la paie

La paie : négliger ou moderniser ? Portez un nouveau regard sur la paie.

Saviez-vous que la paie représente 50 à 60 pour cent des dépenses d'une entreprise ?¹ Un poste de dépense trop conséquent pour être ignoré. Ce guide gratuit d'optimisation de la paie réalisé par ADP s'intéresse aux avantages culturels et commerciaux que la transformation de votre solution de paie en trois étapes (ou phases) peut apporter à votre entreprise.

Une transformation en trois étapes

Le meilleur moyen d'éviter les perturbations et d'obtenir des résultats quantifiables lors de la transformation de votre solution de paie est de procéder par étape. Commencez par optimiser votre solution pour mettre fin à l'inefficacité. C'est tout naturellement que les étapes en lien avec la visibilité et l'agilité viendront ensuite se greffer :

Phase 1. Optimisation
Éliminer les inefficacités en matière de coût et rechercher des moyens de simplifier votre solution de paie.

Avantages pour la Finance :

• Suppression de la complexité à long terme
• Processus simplifiés et modernisés
• Augmentation de la productivité des équipes

Amélioration de la rentabilité

Avantages pour les RH :

• Rationalisation des processus d'équipe
• Satisfaction accrue des salariés et baisse du nombre de requêtes liées aux RH
• Conformité réglementaire facilitée

Phase 2. Visibilité
Apporter les changements nécessaires pour partager les données liées à la paie au sein de votre organisation afin de soutenir la collaboration et la prise de décisions éclairées.

Avantages pour la Finance :

• Visibilité totale sur les dépenses
• Gestion stratégique de la trésorerie
• Modélisation, prévisions et rapports précis

Fourniture de nouvelles informations majeures

Avantages pour les RH :

• Données de paie internationale intégrées aux systèmes RH
• Évaluations et rapports RH avancés
• Planification précise de la rémunération globale et égalité des chances

Phase 3. Agilité
Rendre votre solution de paie plus flexible afin de pouvoir vous adapter aux nouveaux modes de travail.

Avantages pour la Finance :

• Flexibilité de l'activité principale
• Conformité locale facilitée et réduction du risque à l'international
• Continuité de la paie pour l'ensemble du personnel

Adaptation aux opportunités commerciales et aux réglementations

Avantages pour les RH :

• Différentes structures de paie par rôle et par région
• Stratégies innovantes de recrutement et de rétention des talents
• Intégration et départ simplifiés des salariés

Supposition ou certitude ?

Afin d'identifier les domaines d'optimisation, ce guide recommande de déterminer les points faibles des fonctions de gestion de la paie de votre entreprise. Une mauvaise qualité des données, un manque de réactivité en matière de conformité réglementaire, une dépendance à l'égard des processus manuels : peut-être que ces problèmes vous parlent ? Mettre vos systèmes de paie à jour réduira la charge de travail de vos équipes, vous offrira une vision claire de l'intégralité du processus, ainsi que l'automatisation de la mise en conformité réglementaire des logiciels. Vos équipes RH et celles qui gèrent la paie disposeront davantage de temps pour se concentrer sur les activités stratégiques plutôt que d'être accaparées par des tâches administratives sans intérêt.

Interne ou externalisée ?

Il vous faut tout d'abord déterminer si vous souhaitez gérer votre solution de paie en interne ou si vous allez opter pour une externalisation complète de fonction (Managed Services). Vous souhaitez garder le contrôle ? La solution en interne semble être votre meilleure option. Toutefois, l'externalisation pourrait vous faire économiser du temps et de l'argent, tout en aidant votre entreprise à se conformer aux exigences réglementaires en vous conférant une agilité accrue, mais aussi en vous permettant de compenser votre déficit de compétences chaque fois que vous en avez l'utilité. En cas d'hésitation, demandez-vous de manière objective quel niveau de responsabilité votre équipe de paie peut-elle raisonnablement gérer.

Adoption d'une approche globale

Peut-être faites-vous partie de ces 60 % de professionnels qui pensent que l'adoption d'un modèle de paie internationale serait bénéfique pour leur organisation.²Au fil du temps, et comme l'expose le guide, de nombreuses entreprises ont mis au point des solutions fragmentées exécutant différents systèmes de paie dans différents pays. Afin de rationaliser votre système, identifiez les éventuels doublons qui pourraient exister entre vos processus internationaux et locaux. Optez pour un système de paie internationale tout en offrant aux régions la possibilité de s'adapter en fonction de leurs besoins. Cette approche vous fera économiser de l'argent.

70 % des processus de paie internationale pourraient être automatisés si la gestion de la paie au niveau mondial était consolidée en une seule et unique plateforme.³

Manuelle ou automatique ?

Le traitement manuel de la paie est une entreprise risquée dans laquelle la moindre erreur ou indisponibilité pourra se révéler couteuse et chronophage. Concentrez-vous sur l'automatisation des tâches simples pour lesquelles le risque d'erreur est mince, tout en conservant le facteur humain pour les tâches complexes comme celles en rapport avec la conformité juridique ou qui nécessitent un contrôle qualité. Pour automatiser votre solution de paie, utilisez les procédures suivantes :

• Automatisez les tâches chronophages : l'IA automatise la collecte des données et le suivi des temps et activités, vous permettant de procéder à des analyses et à un reporting en temps réel.
• Digitalisez les tâches réalisées sur papier : facilitez le déroulement de vos opérations et limitez les erreurs associées au processus manuels tout en réduisant les coûts associés au stockage et à la sécurisation des documents papier.
• Ajoutez des fonctions supplémentaires à votre système de paie : faites gagner du temps à votre équipe en charge de la paie tout en limitant ses efforts, en mettant certaines politiques en place, comme les congés payés.

Consolidation de la paie pour une meilleure visibilité

Fusionner vos plateformes de solution de paie en une seule vous procure une meilleure visibilité globale et vous permet d'identifier les tendances et les mises en perspective. De nos jours, les DAF passent en moyenne 2,24 heures par jour sur des feuilles de calcul.⁴ Une intégration complète entre les systèmes RH, de paie et ERP permet à chaque membre de l'entreprise de bénéficier d'une vue d'ensemble de la situation. Dans la pratique, cela transforme votre solution de paie, autrefois simple fonction opérationnelle, en avantage stratégique. Dans le même temps, cette consolidation vous permet de réduire vos coûts, en vous évitant de payer pour des outils que vous n'utilisez pas.

Constater ou anticiper ?

La rationalisation et l'intégration de votre solution de paie vous donnent accès à un plus haut niveau de détail. Générez des rapports sur la gestion des dépenses, les feuilles de temps, les congés et les absences. Vos équipes pourront ainsi gérer plus facilement votre effectif mondial, grâce à des analyses intelligentes des données pour venir appuyer la prise de décisions déterminantes.

Vous hésitez encore à sauter le pas ? Voici quelques exemples d'utilisation stratégique des rapports sur la paie :

• Éclairage de votre planification future grâce à l'obtention d'une perspective globale de vos coûts réels en personnel
• Amélioration des pratiques d'embauche grâce à l'estimation de la rentabilité des intérimaires sur la base des analyses
• Fidélisation du personnel clé grâce à la mise en place de stratégies de rémunération et d'avantages pour motiver les salariés
• Amélioration de la productivité via l'utilisation des données sur la paie pour analyser les performances des différents services
• Promotion de l'égalité et de la diversité de façon à mettre en lumière les écarts de salaires entre hommes et femmes et à cultiver la diversité des talents
• Suivi des indicateurs clés (KPI) pour comparer les opérations de paie mensuelles de votre entreprise à celles de vos concurrents

Vers une véritable agilité

Comment acquérir l'agilité nécessaire en tant que professionnel ? En adoptant une solution de paie numérique optimisée pour les besoins de votre entreprise qui vous offre une visibilité totale sur les données intégrées. Voici les avantages d'une telle approche :

• Planification stratégique : l'accès simplifié aux données et aux informations précises permet de prendre les décisions et de former les alliances appropriées.
• Amélioration de la satisfaction des salariés : une solution de paie agile s'adapte mieux aux nouvelles pratiques comme les horaires flexibles ou le télétravail.
• Réactivité face aux changements de conformité réglementaires : une solution de paie flexible permet aux équipes de se mettre rapidement à niveau.
• Gestion des salariés au niveau mondial : une bonne visibilité de la paie et des coûts annexes permet aux organisations d'agir rapidement face aux défis mondiaux.

Pour les organisations qui franchissent cette étape très importante, la solution de paie offre le potentiel de pouvoir s'adapter aux changements et de stimuler la croissance future.