Perché adottare un unico fornitore di servizi di Global payroll

La pandemia di COVID-19 non è stata clemente con nessuna grande o piccola impresa. Il 74% delle multinazionali che ancora ricorrono a più sistemi in varie aree geografiche ha faticato ad adattarsi al repentino passaggio al lavoro a distanza e alla richiesta di maggiore velocità e accuratezza di reporting.[1] Per le grandi imprese è difficile accedere ai dati accurati e affidabili di cui hanno bisogno per prendere decisioni globali e devono affrontare il rischio costante di multe salate per il mancato rispetto dei requisiti di conformità. Nonostante gli evidenti punti deboli di molti sistemi di payroll internazionale, le paghe assorbono circa il 60% delle spese aziendali e spesso vengono trascurate.[2]

Cosa vogliono le multinazionali

Secondo un recente sondaggio di ADP sul payroll internazionale, svariate multinazionali auspicano le stesse cose:

• Potenziamento delle analisi dei report, per indirizzare strategie e pianificazione aziendale
• Reporting più rapido, per disporre delle informazioni quando servono
• Maggiore sicurezza dei dati, per migliorare la conformità
• Semplificazione dei processi di payroll, per ridurre gli errori, abbattere i costi e migliorare la soddisfazione dei dipendenti.[3]

Ma come dice un vecchio adagio attribuito a Henry Ford: "Se fai ciò che hai sempre fatto, otterrai ciò che hai sempre ottenuto". In più, occorre tenere conto dello strascico del COVID-19: l'elevatissima instabilità finanziaria globale, i rischi per la privacy e la sicurezza, la quadruplicazione di normative legate alle paghe in appena 30 giorni e un sistema di paghe costoso e obsoleto non possono che causare problemi.[4]

Che cos'è il Global payroll?

Il payroll internazionale descrive il processo di pagamento dei dipendenti di una multinazionale. L'ideale è disporre di un'unica soluzione payroll che centralizza i report e gestisce le paghe in modo efficiente in più nazioni e aree geografiche. A livello teorico non fa una piega, ma a livello pratico perché le multinazionali devono affrontare così tante sfide legate al payroll internazionale dovute alla pandemia?

Le difficoltà post-COVID nell'ambito del payroll internazionale

ADP ha individuato tre aree principali che necessitano di miglioramenti per le grandi aziende che utilizzano ancora una gestione payroll o fornitori on-premise inadatti allo scopo:

Ottimizzazione

Se la tua azienda dispone di svariati sistemi misti, è probabile che la dirigenza senior richieda un numero più elevato di dati con maggiore frequenza, perché le informazioni fornite sono incoerenti e di difficile interpretazione. Per contro, il 14% delle aziende con una gestione del payroll internazionale del tutto integrata con i sistemi finanziario e delle risorse umane ha affrontato minori complessità ed è stato in grado di ottimizzare i costi.

Visibilità

Il secondo grande problema è la visibilità, dato che l'elaborazione di svariati sistemi scarsamente integrati offre una panoramica limitata sul payroll. Senza una chiara visibilità sui costi, il 73% degli intervistati non aveva a portata di mano i dati sul payroll necessari per orientare la direzione strategica dell'azienda.[5]

Agilità

Il terzo problema è l'agilità: il 61% delle aziende non è stato in grado di adattare il payroll alle proprie esigenze specifiche durante la pandemia. Tuttavia, un sistema di payroll internazionale unificato offre ai team l'agilità necessaria per analizzare rapidamente dati configurabili e consolidati e prendere decisioni informate. Poiché i mercati globali si evolvono rapidamente, la possibilità di fornire report immediati senza alcun preavviso è inestimabile. Eppure il sondaggio ADP ha rilevato che il 70% delle aziende non si sente pronto per affrontare eventuali difficoltà future o importanti cambiamenti legislativi.[6]

È il momento di esternalizzare?

In base alla ricerca di ADP, il 75% dei dirigenti aziendali è pronto a prendere in considerazione la possibilità di esternalizzare, in toto o in parte, i processi di payroll.[7] Un altro dato incoraggiante è la constatazione che secondo il 97% le informazioni sul payroll sono un aspetto importante delle strategie di gestione dei costi, mentre l'87% considera la gestione delle paghe una parte fondamentale dei propri obiettivi commerciali e di crescita. Esternalizzare i servizi di payroll internazionale a un esperto terzo affidabile è un tassello essenziale di questo processo. Per quale motivo?

Affidarsi al giusto fornitore di servizi di payroll internazionale offre molti vantaggi che le soluzioni on-premise semplicemente non possono garantire.

I vantaggi dell'esternalizzazione

• Il 19% degli intervistati ha dichiarato che l'utilizzo di soluzioni interne per la gestione degli obblighi di conformità esponeva le loro aziende a rischi. Questa cifra scende ad appena il 2% per le aziende che esternalizzano il payroll internazionale.[8]
• Una soluzione unificata e scalabile basata sul cloud cresce insieme alla tua azienda. Consente di gestire le paghe del personale su base quotidiana e in modo sicuro, puntuale ed efficiente fornendo soluzioni di payroll internazionale adattate in base alle esigenze nazionali, dati unificati sul payroll di più Paesi per informazioni più accurate ed esperti di payroll per garantire la conformità.
• Secondo uno studio condotto da Forrester Consulting per ADP, le multinazionali che hanno adottato la soluzione di payroll internazionale di ADP hanno assistito a un ritorno sull'investimento del 134%, a una riduzione delle difficoltà di elaborazione delle paghe fino al 75% e a un taglio dei costi legati alla conformità pari a 1,8 milioni di dollari.[9]

Perché rivolgersi a un fornitore di servizi di payroll internazionale?

Esternalizzare il payroll consente di risparmiare tempo prezioso supportando le responsabilità normative, riducendo il rischio di non conformità, aumentando l'agilità e colmando eventuali lacune in termini di competenze senza assumere nuovo personale.[10] Oltre a questo, un processo di payroll internazionale semplificato e completamente integrato con i sistemi HR e finanziari non solo riduce le complessità, ma taglia anche i costi legati a software superflui.

Secondo un sondaggio sul payroll internazionale condotto nel 2019 da EY, il 65% dei dirigenti in campo HR e payroll concorda sul fatto che un modello di fornitura davvero globale apporterebbe notevoli vantaggi alla loro azienda. I clienti di un fornitore di servizi di payroll internazionale hanno notato un risparmio medio di oltre il 32% grazie all'ottimizzazione dei processi, un risparmio di oltre il 20% grazie alla standardizzazione e una riduzione delle risorse di oltre il 50% grazie al miglioramento della produttività.[11]

Il ruolo dei dati

Sono importanti anche gli effetti sulla leadership dovuti a un'unica fonte di informazioni accurata e coerente. La visibilità totale sul payroll offre una panoramica più chiara della direzione strategica che deve seguire l'azienda. Immagina di avere risorse, informazioni e previsioni accurate per essere proattivo invece di reattivo: si tratta di qualità fondamentali nelle turbolenti condizioni commerciali in cui versiamo.

Ottenere maggiore agilità

In termini di agilità, le multinazionali che hanno ottimizzato e semplificato i propri sistemi di gestione delle paghe reagiscono in modo più rapido ed efficiente rispetto alle aziende che si destreggiano tra diverse soluzioni. La semplificazione dei processi e un sistema integrato di payroll internazionale offrono ai team la scalabilità e la capacità di adattarsi più facilmente per sostenere la crescita aziendale.[12] Inoltre, un payroll agile può migliorare l'esperienza e la soddisfazione dei dipendenti adattandosi rapidamente al cambiamento delle preferenze della forza lavoro e a nuovi metodi di lavoro. Con sistemi di payroll aggiornati, il personale addetto alle paghe può lavorare da remoto in qualsiasi Paese, mentre l'ottimizzazione del payroll internazionale consente di sostenere meglio vantaggi molto apprezzati, come gli orari flessibili.[13]

Cosa implica il cambiamento per la tua azienda

A mano a mano che ci lasciamo alle spalle la pandemia di COVID-19, una cosa certa per tutti è che i vecchi metodi aziendali sono stati soppiantati, compresi quelli di gestione delle paghe. Le ricerche di ADP rivelano che, secondo le imprese, l'ottimizzazione del sistema di payroll internazionale consente al personale di non dedicarsi più solamente all'elaborazione delle paghe ma di svolgere mansioni più simili a quelle degli analisti di dati, fornendo maggiori informazioni per orientare le strategie future. Questo ha implicazioni di vasta portata.

L'onere di cogliere l'attimo e creare un sistema di payroll internazionale abbastanza agile e flessibile da affrontare eventuali sfide future, che si tratti di altre crisi sanitarie o economiche o di cogliere nuove opportunità, ricade interamente sulle aziende. Il 60% dei professionisti delle paghe è d'accordo: la loro azienda trarrebbe beneficio da un sistema di gestione globale del payroll. È quindi il momento giusto per creare un ruolo strategico di primo piano per il payroll. [14] Anziché tenere semplicemente a galla l'azienda, questo contribuirà alla sua crescita.

Rafforza la tua azienda con il giusto fornitore di servizi di payroll internazionale

Se affidata alle persone sbagliate, la gestione del payroll internazionale può essere rischiosa. Ma con il giusto fornitore di servizi payroll, come ADP, avrai i software, gli strumenti e la consulenza necessari per incrementare la resilienza e l'efficienza economica della tua azienda.

ADP ha una presenza globale in 140 Paesi ed è il partner affidabile di oltre il 90% delle aziende Fortune 100, per le quali si occupa di pagare in modo sicuro oltre 68 milioni di dipendenti in tutto il mondo.  Se desideri parlare con i nostri esperti della gestione del payroll internazionale, non esitare a contattarci.