Cosa cercare in un fornitore di servizi di payroll

Se stai cercando un fornitore di servizi di payroll è probabile che tu abbia già deciso di esternalizzare le paghe a un partner affidabile. Abbiamo stilato una guida utile per aiutarti a fare il grande passo, dato che il payroll e l'HR toccano tutte le aree aziendali. Qualunque sia il modello di gestione dei servizi payroll per cui opterai, l'importante è che tu scelga il miglior fornitore di servizi di payroll che ti puoi permettere. Comunica chiaramente quali sono gli obiettivi a breve e lungo termine della tua azienda e stila una rigorosa checklist di domande da porre ai fornitori. Il giusto fornitore di servizi di payroll sarà il tuo partner commerciale per il prossimo futuro, quindi più sono chiari i tuoi desideri e obiettivi, più facili saranno l'implementazione e l'adozione e meglio la tecnologia del fornitore potrà sostenere la tua crescita strategica.

Che cos'è un fornitore di servizi payroll?

Un fornitore di servizi di payroll è un'azienda esterna a cui si rivolgono le imprese che non vogliono più sobbarcarsi i problemi e le spese legate alla gestione interna delle paghe. A seconda del tipo di servizi per la gestione del payroll che offre, l'azienda esterna si occuperà del calcolo delle paghe del personale, applicherà le trattenute necessarie, garantirà il rispetto delle ultime normative e invierà le dichiarazioni fiscali alle autorità competenti.

Una delle opzioni è la gestione completa dei servizi di payroll, che prevede l'esternalizzazione completa delle paghe al fornitore esterno. A seconda delle dimensioni, delle complessità, delle necessità specifiche e del settore industriale dell'azienda, i fornitori di servizi di gestione totale del payroll possono offrire una suite completa di soluzioni di gestione del payroll e delle risorse umane.

Un fornitore di servizi di payroll può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi?

Quali sono gli obiettivi della tua azienda? Forse hai bisogno di maggiore visibilità sui dati delle paghe e delle risorse umane. Oppure desideri un servizio di payroll più coerente e semplificato che operi in modo puntuale e accurato.  Se la tua impresa è una multinazionale, magari hai bisogno di servizi di payroll internazionale che ti forniscano un unico sistema di registrazione, per un'analisi approfondita dei dati della forza lavoro in base ai quali indirizzare la strategia aziendale. Più avrai chiara la tua visione e il modo in cui la tecnologia può aiutarti a raggiungerla, più efficace sarà la pianificazione dell'implementazione e l'adozione del cambiamento.

Tenere conto delle proprie esigenze specifiche

Stabilisci di cosa ha davvero bisogno la tua azienda da un fornitore per la gestione delle paghe: questo ti aiuterà a scegliere il modello più adatto a te. Forse hai bisogno di un livello Managed Services per cui un fornitore esperto come ADP gestisce le paghe della tua azienda in modo puntuale e accurato, calcola le tasse e le trattenute ed emette le buste paga? Se la tua azienda è una multinazionale o ha dipendenti con preferenze di pagamento ed esigenze di gestione del capitale umano (HCM) diverse, allora puoi scegliere tra Managed Services o il modello completamente esternalizzato, il Payroll Comprehensive Outsourcing Services (BPO). Oltre a occuparsi di ogni aspetto del payroll, il fornitore mette a disposizione dei dipendenti una linea telefonica dedicata per qualsiasi esigenza legata alle paghe. Il fornitore giusto, inoltre, garantirà la conformità della tua azienda adempiendo tutte le normative nazionali e locali. La questione chiave è valutare, dal punto di vista di cultura aziendale, quanto o quanto poco controllo i vostri team sono disposti a delegare. Ecco perché è fondamentale eseguire una verifica di due diligence sui fornitori.

Mettere al primo posto la sicurezza e la riservatezza dei dati dei dipendenti.

Nell'epoca post GDPR e pandemia di COVID-19, garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati del personale è fondamentale per il successo dell'azienda. Questa deve essere una delle maggiori priorità anche del fornitore che sceglierai. Chiedi in che modo saranno archiviati e trasferiti i dati e quali sono le modalità di backup. Verifica le policy che applica sulle frodi e sulla resilienza aziendale, assicurandoti di leggere tutti i termini e le condizioni. Le violazioni della sicurezza sono in aumento, in particolare gli attacchi di phishing (dal 72% nel 2017 all'83% nel 2021)[1]. Secondo il Cyber Security Breaches Survey del 2021, tra il 39% delle aziende che hanno segnalato attacchi o violazioni, una su cinque (il 21%) perde denaro, dati o altre risorse.[2] Si stima che il costo medio di tutte le violazioni della sicurezza subite dalle aziende negli ultimi 12 mesi sia pari a 8460 sterline.[3]

Un modello solido di implementazione

Dando per scontato che il tuo fornitore offra le funzionalità di base che cerchi, il punto successivo da verificare è che abbia alle spalle un elevato numero di implementazioni riuscite e che dimostri di poter rendere operativa la gestione delle paghe in modo rapido ed efficace. Offre assistenza al personale per assicurarsi che vada tutto in maniera ottimale? Dispone di una strategia efficace di gestione del cambiamento? Dal canto tuo, la tua azienda può contare su un dirigente e su una rete di ambasciatori disposti a promuovere la nuova tecnologia?

Pianificare l'adozione in anticipo

Non tutti i dipendenti della tua azienda accoglieranno questo cambiamento a braccia aperte, ecco perché devi pianificare tutto in anticipo. Comincia per tempo: oltre alla forza lavoro, dovranno essere pronti anche i dati e i sistemi. Nelle fasi iniziali, è fondamentale ottenere l'appoggio degli stakeholder per l'acquisto della soluzione. Per facilitare la transizione a dipendenti di ogni livello, sfrutta la gestione del cambiamento, comunicazioni trasparenti e corsi di formazione. Il fornitore scelto deve avere esperienza nella gestione di questa importantissima fase di adozione.

Scegliere il giusto piano di servizi

La tua nuova soluzione payroll e HR funzionerà solamente se sostenuta da un buon modello di assistenza clienti, perciò assicurati di disporre di un livello di supporto sufficiente per le tue esigenze. Il fornitore giusto offrirà una protezione scalabile in grado di adattarsi al budget e alle esigenze mutevoli dell'azienda. Studia attentamente il contratto di servizio e, in caso di dubbi, poni le domande necessarie. Il piano comprende un team di assistenza dedicato con una profonda conoscenza delle paghe e della conformità? Ti offre accesso a consulenti strategici? Il fornitore ha una rete di clienti a cui puoi accedere per condividere le best practice?

Utilizzare i dati per ottenere un vantaggio competitivo

L'analisi dei dati è sempre più importante per le aziende, sia che tu debba migliorare la pianificazione del personale, sia che tu debba offrire pacchetti retributivi competitivi per attrarre i migliori talenti. Il fornitore giusto deve essere in grado di valutare le tue esigenze di analisi dei dati e applicare le informazioni utili per sostenere la crescita aziendale. Chiedigli se potrai disporre di un insieme di dati centralizzato e configurare le analisi per ottenere informazioni personalizzate. Altri elementi essenziali sono l'accesso a dati settoriali per l'analisi comparativa e l'analisi predittiva per l'elaborazione delle previsioni.

Valutare l'esperienza del fornitore e gli obiettivi futuri

A livello aziendale, pensa di scegliere un fornitore affidabile il cui modello di servizio e la cui tecnologia sosterranno le tue esigenze in costante evoluzione. Come minimo, il fornitore di servizi paghe che sceglierai dovrà basarsi e investire sull'innovazione, cercando continuamente soluzioni in grado di rispondere alle sfide aziendali future.

Cercare di migliorare la strategia del personale

Lo scopo dell'automazione e dell'integrazione dei sistemi payroll e HR è modificare il modello di lavoro esistente semplificando le operazioni, incrementando l'efficienza, aumentando il coinvolgimento dei dipendenti e individuando aree di potenziale risparmio. Verifica se il tuo nuovo fornitore di servizi di payroll sosterrà il personale in ogni fase del ciclo di vita lavorativo. La soluzione giusta può offrire gli strumenti e la strategia per aiutare i tuoi team delle paghe e delle risorse umane a massimizzare le prestazioni, migliorare le assunzioni e offrire visibilità sulle spese di tutta l'azienda.

Non solo payroll

La pandemia di COVID-19 ha evidenziato la vulnerabilità dei sistemi misti di payroll e HR di fronte a cambiamenti repentini. Secondo studi recenti, in seguito alla pandemia il 66% dei responsabili delle decisioni si è concentrato sull'ottimizzazione dei costi, mentre il 34% ha posto l'accento sulle efficienze operative.[4] Anni fa, forse la gestione delle paghe era considerata una funzione di back-office, ma oggi è una delle priorità delle aziende più lungimiranti, e grazie alla tecnologia digitale può persino diventare un vantaggio strategico:

Domande da porre a un potenziale fornitore per la gestione delle paghe:

• Il software paghe scelto è disponibile sul cloud?
• Il fornitore per la gestione delle paghe che hai scelto:
  • supporta l'implementazione?
• Il software paghe che hai scelto:
  • offre funzionalità di sicurezza avanzate?
  • fornisce funzionalità avanzate come l'automazione dei processi?
• La soluzione payroll che hai scelto:
  • si integra con i software HCM?
  • sostiene le iniziative di trasformazione digitale dell'azienda?
  • consente l'integrazione di piani di continuità delle attività?
• Se la risposta a tutte queste domande è affermativa, la soluzione di payroll scelta dispone di tutte le funzionalità necessarie per trasformare il processo di payroll e sostenere le priorità IT dell'azienda.[5]

Scegliere ADP come fornitore per la gestione del payroll

Il giusto fornitore di servizi payroll esternalizzati può aiutare la tua azienda a fare il salto di qualità grazie alle competenze in campo HCM, all'analisi dei dati e all'assistenza tecnica, in grado di trasformare la tua impresa e promuovere la crescita strategica.

ADP ha oltre 70 anni di esperienza nel campo della fornitura di servizi di gestione del payroll totale e parziale a un'ampia gamma di clienti in 140 Paesi. Se desideri parlare con un esperto dei vantaggi offerti dai servizi payroll completamente gestiti, non esitare a contattarci.