Come tutti i responsabili HR o CFO, probabilmente la tua esigenza più
importante è di ridurre i costi operativi in tutte le aree dell'azienda,
incluse le funzioni di gestione delle buste paga e del payroll
internazionale.
Dopo la pandemia, l'esigenza di ottimizzare i costi è diventata ancora più
urgente, perché i responsabili aziendali si sono trovati a sostenere costi
che minacciano la continuità delle attività aziendali a lungo termine, a
tutti i livelli dell'organizzazione. I costi di gestione delle paghe non
possono più essere ignorati, soprattutto per le aziende in espansione
internazionale che vogliono al contempo mantenere al minimo le spese
operative.
In media, le retribuzioni rappresentano il 50-60% delle spese aziendali.² I costi della manodopera sono inevitabili, anche se esistono alcuni metodi pratici per ridurli. La settimana lavorativa da 20 ore, l'assunzione di lavoratori a contratto o la riduzione delle frequenze retributive sono solo alcuni esempi che le aziende stanno considerando, dopo la pandemia. Tuttavia, per quanto riguarda la gestione del global payroll, è sicuramente possibile adottare alcune misure che garantiscono un notevole risparmio sui costi.
Contabilizzazione dei costi
I costi di gestione delle paghe dipendono da vari fattori, come le dimensioni dell'azienda, il modello operativo utilizzato e i Paesi in cui lavorano i dipendenti.
Se le paghe vengono gestite internamente, i costi includono:
- Acquisto delle licenze software
- Installazione di hardware e software
- Risorse normalmente utilizzate per la gestione e l'upgrade
dell'infrastruttura di gestione paghe on-premise
Se l'azienda ha scelto una soluzione cloud (Software-as-a-Service), i costi normalmente includono: - Costi di implementazione del software di gestione paghe. Si paga un costo fisso iniziale, che dipende dal numero dei dipendenti, dalle aree geografiche in cui operano e dalla complessità dell'ambiente di gestione paghe legacy. Occorre tenere conto anche dell'impegno di personale interno richiesto dall'implementazione (team di gestione paghe, HR, IT e gestione progetti).
- Canone fisso annuale del provider di gestione paghe, che in genere dipende dal numero dei dipendenti e dal livello di servizio concordato.
Costi quantificabili di gestione del payroll
Nello studio del Total Economic Impact TM di ADP Global Payroll condotto da Forrester i ricercatori hanno determinato che l'investimento nel servizio ADP Global Payroll garantisce un risparmio sui costi misurabile nelle aree chiave indicate di seguito:
1) Evitare i costi per la compliance
Il costo da sostenere per garantire il rispetto di leggi locali sul lavoro sempre più restrittive continua ad aumentare, così come le sanzioni previste in caso di violazione. Ogni Paese ha le proprie procedure fiscali e di legge, i propri requisiti assicurativi e pensionistici e le proprie procedure bancarie. Se la tua azienda registra e analizza ancora manualmente i cambiamenti introdotti dalle nuove normative, assicurati che le registrazioni vengano mantenute aggiornate e che i sistemi di gestione delle risorse umane e delle paghe siano conformi, perché i costi delle violazioni sono elevatissimi. Esternalizzando il monitoraggio della conformità a un provider di payroll internazionale è possibile ridurre notevolmente i costi, sia in relazione al numero dei legali interni, ma soprattutto per la possibilità di evitare le sanzioni previste in caso di violazione.
2) Eliminazione dei costi
Come sottolinea Forrester, le aziende che abbandonano i sistemi di gestione
paghe ormai legacy, per passare a una nuova soluzione di global payroll,
evitano i costi di licenza e manutenzione della soluzione legacy. Gli altri
costi diretti eliminabili passando a una piattaforma di payroll
internazionale includono il tempo normalmente impiegato dal team per
inserire manualmente i dati dei dipendenti e per rispondere alle loro
richieste (nel sondaggio di ADP The potential of payroll: Global payroll
survey 2021, il 61% degli intervistati ha dichiarato che gli addetti alla
gestione delle paghe devono gestire troppe richieste). Si evitano inoltre i
costi di stampa dei cedolini e i costi dei bonifici bancari per il deposito
degli stipendi sui conti dei dipendenti.
3) Eliminazione degli errori di gestione delle paghe
Gli errori di gestione delle paghe dei dipendenti, come i pagamenti incompleti e/o in ritardo, producono effetti gravissimi sul morale dei lavoratori, che rischiano di non riuscire a pagare puntualmente le bollette e sono più invogliati a cambiare azienda. Purtroppo, le aziende non sembrano interessate ad affrontare questo problema. Lo studio People at Work 2024: A Global Workforce View, dell'ADP Research Institute, rileva che il 22% dei dipendenti dichiara di essere "sempre o spesso sottopagato.3 Il costo del turnover dei dipendenti, in termini di assunzione e onboarding, può essere considerevole. Anche un piccolo miglioramento per la fidelizzazione dei dipendenti può determinare una notevole riduzione dei costi di assunzione e formazione del nuovo personale. Introducendo un sistema di global payroll unificato che elimina gli errori negli stipendi dei lavoratori, è possibile risparmiare tempo sulla correzione degli errori e ridurre il tasso di turnover del personale.
4) Aumento dell'efficienza del processo retributivo
Se il sistema di gestione paghe in uso non è integrato con le piattaforme di gestione HR, o si utilizzano vari sistemi e servizi di gestione paghe disconnessi ubicati in Paesi diversi, il personale deve probabilmente perdere tempo per ottenere i dati dalle varie fonti e convalidarli. Tutto il tempo dedicato alla gestione di processi inefficienti, all'inserimento manuale dei dati e alle operazioni duplicate aumenta inutilmente il costo della funzione di gestione delle paghe. Prova a chiederti quanto tempo viene sprecato per la correzione degli errori del ciclo di retribuzione precedente. Una piattaforma di payroll internazionale consente di automatizzare le operazioni di gestione paghe, permettendo ai dipendenti di dedicarsi ad attività più proficue.
5) Efficienze del payroll reporting
Molte aziende che utilizzano un modello di gestione delle paghe frammentario perdono tempo cercando di recuperare le informazioni coerenti e accurate necessarie per rispondere a domande basilari sulla forza lavoro, ad esempio "In quali Paesi la nostra spesa retributiva è più alta?". Il problema può essere risolto consolidando i report e gli analytics, per un facile accesso a dati affidabili sul payroll internazionale. Questo consente inoltre di identificare le spese, al fine di ridurre ulteriormente i costi, così come il tempo necessario per la generazione dei report, oltre a liberare il personale che, in questo modo, può dedicarsi a mansioni più strategiche. Inoltre, la disponibilità di questi dati in tempo reale consente di aumentare l'agilità, permettendo ai responsabili di prendere più rapidamente decisioni basate su informazioni più aggiornate e di qualità superiore.
I costi nascosti sono più difficili da quantificare, ma si pagano comunque
Anche se sono meno visibili, producono comunque un impatto. Infatti, i costi nascosti di elaborazione delle paghe superano quasi sempre quelli visibili. Le aziende tendono a sottovalutare l'aumento di produttività che potrebbero ottenere analizzando e riducendo i costi nascosti. Questo avviene perché il processo del payroll normalmente coinvolge i reparti HR, Finance, IT e altri, dal momento che include:
- Esperti di onboarding, formazione e riassegnazione degli specialisti di gestione paghe
- Costi per la manutenzione, l'affidabilità e l'interfacciamento dei sistemi (creazione di integrazioni API con i sistemi HR e altri software aziendali)
- Raccolta manuale dei dati sui dipendenti, necessari per la gestione delle paghe, o importazione manuale di alcuni calcoli a monte, da eseguire per l'elaborazione delle paghe
- Spese di cambio valuta. Le oscillazioni valutarie e i costi di cambio si sommano.
Occorre infine considerare il costo di "opportunità" associato all'espansione dell'azienda in nuovi mercati, quando non si dispone della flessibilità necessaria per integrare velocemente la gestione delle paghe. Questo è uno dei costi più difficili da individuare, ma deve essere considerato comunque quando ci si prepara a un'ulteriore espansione internazionale.
Una soluzione semplice per aumentare l'efficienza di gestione del payroll
Una delle scelte più vantaggiose per tagliare i costi di gestione del payroll consiste nell'esternalizzare il processo. Per la maggior parte delle imprese, l'elaborazione delle paghe non rientra nelle attività di generazione del profitto, pertanto è perfettamente logico affidarla a un professionista esperto di gestione del payroll, che dispone dell'infrastruttura necessaria.
L'outsourcing trasforma il costo fisso di amministrazione delle paghe in un costo variabile, che dipende dal numero dei dipendenti e delle sedi aziendali interessati. Se l'azienda assume dipendenti in nuove aree geografiche, disporrà già di una infrastruttura di global payroll in grado di espandersi per supportare la crescita aziendale, senza dover spendere per aumentare l'organico nei reparti HR e per l'acquisizione di talenti.
Se incontri una resistenza interna (magari da parte dei responsabili HR o Finance regionali o nazionali), invita il Consiglio di amministrazione a sperimentare l'outsourcing della gestione payroll quando l'azienda si espande in un nuovo Paese o in una nuova regione. Questo ti consentirà di verificare e comunicare i vantaggi in corso d'opera, aumentando le tue probabilità di ottenere il consenso dell'intera azienda nelle fasi successive.
Considerando tutti questi aspetti, probabilmente vale la pena di chiedersi quanto si può risparmiare sulla gestione delle paghe, anziché quanto costa. Per ulteriori informazioni sulla riduzione dei costi di gestione del payroll, scarica la scheda tecnica "Sfatare il mito che il global payroll è troppo costoso per i Paesi più piccoli"
1. CIO Dive: The business technology priorities of 2020, Copyright ©
Industry Dive o relativi concessori di licenza licensors
2. Deloitte, Labor spending or overspending?, 2017
3. ADP Research Institute, People at Work 2024: A Global Workforce View
4. ADP, The potential of payroll: Global payroll survey 2024
