Tre passaggi per sfruttare al meglio il potenziale del payroll

Payroll: trascurare o educare? Le paghe viste da una nuova prospettiva.

Sapevi che il payroll rappresenta dal 50 al 60% della spesa di un'azienda?¹  Una percentuale decisamente troppo alta per essere ignorata. Questa guida gratuita all'ottimizzazione del payroll di ADP illustra come trasformare il payroll in tre passaggi (o fasi) che possono apportare vantaggi culturali e commerciali alla tua azienda.

Tre passaggi per la trasformazione

Il modo migliore per evitare interruzioni e ottenere risultati misurabili durante la trasformazione del payroll è suddividerla in fasi. Inizia con l'ottimizzazione per escludere le inefficienze. A quel punto, visibilità e agilità subentreranno in modo naturale:

Approssimazione o precisione?

Per identificare le aree da ottimizzare, la guida consiglia di individuare quelle deboli nella funzione di payroll dell'azienda. Una bassa qualità dei dati, una risposta lenta alla conformità alle normative o un elevato utilizzo di processi manuali sono problemi che ti sembrano familiari? L'aggiornamento dei sistemi di gestione del payroll ridurrà i carichi di lavoro del payroll e offrirà visibilità sull'intero processo, oltre ad aggiornamenti software automatici per la conformità alle normative. I team delle risorse umane e di gestione del payroll avranno più tempo a disposizione per concentrarsi su attività strategiche, piuttosto che essere sommersi da noiosi compiti amministrativi.

In-house o outsourcing?

Innanzitutto, devi decidere se gestire il payroll internamente oppure optare per un servizio gestito. Desideri mantenere il controllo dei processi? L'opzione in-house potrebbe sembrare la scelta migliore. Tuttavia, con un servizio di payroll gestito, risparmi tempo e denaro supportando l'azienda per rispettare gli obblighi di conformità, aumentando l'agilità e colmando i divari nelle competenze come e quando necessario. Se stai valutando quale opzione scegliere, rifletti in modo obiettivo sul livello di responsabilità che il tuo team di gestione del payroll può gestire senza stress.

Adottare un approccio globale

Forse sei nel 60% dei professionisti del payroll che ritiene che un sistema di gestione a livello globale del payroll possa rappresentare un vantaggio per l'organizzazione.² Nel frattempo, come evidenziato nella guida, molte aziende hanno sviluppato una soluzione mista, che consiste nell'eseguire diversi sistemi di gestione del payroll in diversi paesi. Per semplificare in un unico sistema globale, valuta se esistono duplicazioni tra i processi di payroll locali e globali. Scegli un sistema di global payroll e fai in modo che le varie aree geografiche si adattino come richiesto, risparmiando fondi aziendali.

Il 70% dei processi di global payroll può essere automatizzato consolidando la gestione del payroll a livello globale su un'unica piattaforma.³

Manuale o digitale?

Eseguire il payroll manualmente comporta molti rischi e gli errori o i tempi di inattività possono rivelarsi dispendiosi in termini di tempo e denaro.  Concentrati sull'automazione delle attività semplici, dove ci sono meno possibilità di errore, e affidati all'intervento umano per attività più complesse, come il rispetto della conformità giuridica o i controlli di qualità. Segui queste procedure per migrare dal payroll manuale a quello digitale:

• Automazione delle attività dispendiose in termini di tempo: l'intelligenza artificiale automatizza la raccolta di dati e il rilevamento presenze, offrendo analisi e report in tempo reale
• Digitalizzazione delle attività cartacee: riduzione della complessità e degli errori associati ai processi manuali, risparmiando al contempo sui costi per l'archiviazione e la sicurezza dei documenti cartacei.
• Aggiunta di maggiori funzioni al sistema di gestione delle paghe: consenti al team di gestione del payroll di risparmiare tempo e sforzi integrando policy come ferie/permessi retribuiti

Consolidare il payroll per la visibilità

L'unione delle varie piattaforme di payroll in una unica aumenta la visibilità dall'inizio alla fine del processo, semplificando l'individuazione di tendenze e la raccolta di informazioni. Attualmente i CFO usano i fogli di calcolo in media 2,24 ore al giorno.⁴ La piena integrazione tra i sistemi di HR, payroll ed ERP offre un quadro generale di grande utilità per tutto il personale dell'azienda. Nel processo, il payroll si trasforma da semplice funzione aziendale a vantaggio strategico. Inoltre, grazie al consolidamento, risparmi sui costi evitando di pagare per strumenti che l'azienda non utilizza.

Segnalare o prevedere?

Con un payroll semplificato e integrato, la tua azienda avrà a disposizione un quadro più dettagliato.  Puoi eseguire report su trasferte e note spese, fogli presenze, presenze e assenze. I tuoi team potranno gestire in modo più agevole una forza lavoro globale, usando analisi dei dati intelligenti per prendere decisioni importanti più informate.

Hai ancora dubbi? Ecco come i report di payroll possono essere usati in modo strategico:

• Per orientare la pianificazione futura con una prospettiva globale dei costi effettivi della forza lavoro
• Per migliorare le pratiche di assunzione con analisi volte a stabilire l'efficacia dei costi di personale temporaneo
• Per fidelizzare il personale essenziale con compensation e premi per motivare i dipendenti
• Per migliorare la produttività usando i dati del payroll per analizzare le prestazioni dei reparti
• Per promuovere l'uguaglianza e la diversity per evidenziare i divari retributivi di genere e coltivando talenti diversificati
• Per tenere traccia dei KPI per confrontare le operazioni di payroll mensili della tua azienda con quelle della concorrenza

Diventare realmente agile

Quindi come fa un'azienda a diventare realmente agile? Attraverso il payroll digitale, ottimizzato per le esigenze della tua azienda e con dati completamente visibili e integrati. Inoltre, otterrai i seguenti vantaggi:

• Adozione di una pianificazione strategica, da un accesso facilitato a informazioni e dati accurati sul payroll, che ti consentiranno di prendere le giuste decisioni e formare le giuste alleanze
• Miglioramento della soddisfazione dei dipendenti, poiché un payroll agile si adatta meglio alle nuove pratiche come orari flessibili e lavoro da remoto
• Risposta ai cambiamenti della conformità alle normative, poiché un payroll flessibile consente ai team di adeguarsi rapidamente
• Gestione dei dipendenti a livello globale grazie alla visibilità delle paghe e degli altri costi, consentendo alle organizzazioni di trasformarsi velocemente per far fronte alle sfide mondiali

Per le organizzazioni che intraprenderanno questo passaggio fondamentale, il payroll ha il potenziale per adattarsi al cambiamento, promuovendo la crescita futura.