Global Payroll: Aus einer Back-Office-Funktion wird ein strategischer Vorteil

Das Potenzial der Payroll: Umfrage zu globaler Entgeltabrechnung

Warum ADP jedes Jahr die globale Entgeltabrechnung untersucht

Jedes Jahr holt ADP in einer Umfrage zur globalen Entgeltabrechnung die Meinung von leitenden Führungskräften ein. Ziel unserer Umfrage ist es, die Leistung, Zuverlässigkeit und den strategischen Beitrag der Entgeltabrechnung für moderne, globale Unternehmen zu bewerten. Alle 1.486 Befragten arbeiten in multinationalen Unternehmen mit über 1.000 Beschäftigten weltweit.

Die wichtigsten Themen im Bericht:

• Genauigkeit
• Effizienz
• Strategische Bedeutung
• Potenzial zur Entwicklung von einer Back-Office-Funktion zu einem strategischen Erfolgsfaktor

Nachdem die Unternehmen die COVID-19-Pandemie überstanden haben, wenden sie sich nun der Ausweitung ihrer weltweiten Geschäftstätigkeit zu. Die Befragten wiesen jedoch auf mehrere Kernprobleme hin, die die Entgeltabrechnung überwinden muss, bevor sie aus dem Backoffice herauskommt.

Was steht auf der Wunschliste zur Verbesserung der globalen Entgeltabrechnung?

Geplante Verbesserungen	Global	Regional
Datensicherheit	44 %	44 %
Genauigkeit der Mitarbeiterbezahlung	36 %	35 %
Berichterstellungsfunktionen	32 %	33 %
Regulatorische Compliance	32 %	30 %
Pünktlichkeit der Mitarbeiterbezahlung	31 %	31 %
Investition in neue Technologien	31 %	29 %
Einführung von Shared Services	28 %	27 %
Integration der Entgeltabrechnung mit weiteren geschäftskritischen Systemen	25 %	26 %

Wesentliche Ergebnisse: Vier Schwerpunktthemen

1. Entgeltabrechnung im Visier

• Sechs von 10 Befragten (61 Prozent) berichten, dass es in den letzten 24 Monaten mindestens einmal zu einer Verletzung der Cybersicherheit im Bereich der Entgeltabrechnung kam.
• Die gezielte Lösung dieses Problems sorgt für eine robuste Entgeltabrechnungs-Infrastruktur, die das künftige Unternehmenswachstum unterstützt.

2. Ist die Entgeltabrechnung zukunftssicher?

• Komplexere und variablere Beschäftigungsverhältnisse bedeuten, dass Transparenz, Genauigkeit und Effizienz bei der Entgeltabrechnung wichtiger denn je sind - und dass Unternehmen für die Entgeltabrechnung skalierbare Teams, Technologien und Prozesse benötigen.
• Angesichts von Personalknappheit und Ineffizienz bei der Entgeltabrechnung ist es jetzt an der Zeit, auf innovative Entgeltabrechnungssysteme und -technologien zu setzen, die die Verwaltungsaufgaben vereinfachen.

3. Skalierbare Entgeltabrechnung

• Mehr als die Hälfte (56 Prozent) der Befragten gibt an, dass sie keinen vollständigen Einblick in die Leistung, Genauigkeit und Daten ihrer Entgeltabrechnungen für alle internationalen Standorte haben.
• Ein stärker gebündelter Ansatz hilft bei globaler Effizienz, Benchmarking und zentraler Führung, die bei der Expansion in neue Märkte von entscheidender Bedeutung sind.

4. Strategische Daten aus der Entgeltabrechnung

• Die Daten der Entgeltabrechnung fliessen in die Top-Level-Strategie ein: Fast die Hälfte (45 Prozent) der Befragten gibt an, dass sie unter leitenden Führungskräften zunehmend Beachtung finden.
• Eine stärkere Integration der Unternehmenssysteme könnte dafür sorgen, dass die Unternehmensführung den vollen Nutzen aus den Daten der Entgeltabrechnung ziehen kann.

Im Rampenlicht

Der Bericht zeigt, dass Daten für Unternehmen von grossem Nutzen sein können, da sie Verantwortlichen helfen, ihre Abläufe und ihr Personal zu beurteilen. Allerdings können sie auch eine Schwachstelle bedeuten, wenn sie nicht richtig geschützt werden.

Verstösse gegen die Cybersicherheit gefährden die Geschäftskontinuität

Mit der zunehmenden Digitalisierung und Vernetzung von Unternehmen ist das Cybercrime-Risiko zu einem der grössten Risiken für die Geschäftskontinuität avanciert. Von den Unternehmen, die in den letzten 24 Monaten von mindestens einem Cyberangriff betroffen waren,

• bezeichnete mehr als die Hälfte (58 Prozent) den Angriff als «schwerwiegend» (12 Prozent).
• gab fast ein Viertel (24 Prozent) an, dass ihre Entgeltabrechnung von drei oder mehr Verletzungen betroffen war.

Aufgrund dieser Bedrohung durch Cyberangriffe zögert manches Unternehmen die Standardisierung oder Integration seiner Entgeltabrechnung auf globaler Ebene hinaus. Untätigkeit öffnet allerdings weitere Schwachstellen, die massive Reputations-, regulatorische und personelle Probleme nach sich ziehen können. Die Antwort? Entgeltabrechnungssysteme und -teams müssen mithilfe robuster Technologien, Prozesse und Schulungen auf diese Angriffe vorbereitet werden.

Sicherheit in der Entgeltabrechnung auf der Unternehmensagenda priorisieren

Die Notwendigkeit der Datensicherheit in der Entgeltabrechnung rückt zunehmend in den Vordergrund, was die Notwendigkeit künftiger Investitionen unterstreicht. Fast die Hälfte (44 Prozent) der Befragten will die Sicherheit ihrer Entgeltabrechnung in den nächsten zwei bis drei Jahren verbessern. Mitarbeiter und Kunden mögen den ersten Cyberangriff noch verzeihen – spätere Probleme werden jedoch nicht mehr so leicht vergessen. Präventives Handeln ist unerlässlich. Die Entgeltabrechnung ist der perfekte Ansatzpunkt, um den Datenschutz für Mitarbeiter und ihre Bezahlung zu gewährleisten.

Bekämpfung von Ineffizienzen bei der Entgeltabrechnung und Personalmangel durch Automatisierung

Angesichts der Bedeutung der Entgeltabrechnung für Unternehmen ist es besorgniserregend, dass nur einer von drei Befragten (33 Prozent) angibt, dass die Genauigkeit der Entgeltabrechnung in allen Regionen durchschnittlich bei 90 Prozent oder darüber liegt. Die geringe Genauigkeit bei der Entgeltabrechnung geht auch auf den Mangel an Fachkräften für die Entgeltabrechnung zurück. Über ein Drittel (37 Prozent) der Befragten verzeichneten eine Abwanderung von mehr als 10 Prozent des Entgeltabrechnungspersonals in den letzten Jahren.

Dies wiederum könnte zu häufigeren Rückfragen bei Gehaltsabrechnungen führen, was den Druck auf die ohnehin überlasteten Entgeltabrechnungs-Teams weiter erhöht. Fast die Hälfte der Befragten (45 Prozent) gibt an, dass sie nach wie vor vermehrt Anfragen zur Entgeltabrechnung erhalten als vor der Pandemie.

Automatisierte Verwaltungsarbeit

Es gibt eine klare Möglichkeit, die Eingabe und den Abgleich von Daten durch die Integration von Systemen und den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) zu automatisieren. Bei mehr als der Hälfte der Befragten (53 Prozent) übernimmt RPA jedoch immer noch weniger als 30 Prozent der Prozesse in der Entgeltabrechnung. Eine beschleunigte Einführung von Integrations- und RPA-Technologie könnte die Genauigkeit und Effizienz deutlich steigern und die Mitarbeiter von Verwaltungstätigkeiten befreien, wodurch sie sich auf strategische Aufgaben konzentrieren könnten.

Die nächsten Schritte: Investitionen in die Entgeltabrechnung zahlen sich aus

Die Entgeltabrechnung besitzt das Potenzial, zu einer strategischen Kraft in Unternehmen zu werden – indem sie eine agile, flexible und engagierte Belegschaft und gleichzeitig ein globales Wachstum ermöglicht. Solange Mitarbeiter sich nicht darauf verlassen können, dass sie eine korrekte Gehaltsabrechnung erhalten, oder wenn Manager nicht schnell und einfach auf die benötigten Daten und Berichte zugreifen können, wird die Entgeltabrechnung sich nicht über die Grundlagen – die Bezahlung des Personals – hinaus entwickeln können.

Wenn Unternehmen kurzfristige Bedenken überwinden und die Entgeltabrechnung als strategische Ressource verstehen, können sie eine Entgeltabrechnungsinfrastruktur aufbauen, die so flexibel und skalierbar ist, dass sie in den nächsten 20 Jahren und darüber hinaus mit ihnen wachsen kann. Die Entgeltabrechnung muss mit dem unablässigen Wandel Schritt halten. Je länger Unternehmen untätig bleiben oder Prozesse bei ihrer Expansion nur oberflächlich zusammenfügen, desto grösser ist das Risiko. Um Innovation, Effizienz und Wachstum im gesamten Unternehmen voranzubringen, benötigt die Entgeltabrechnung ein vereinheitlichtes, globales, sicheres und stabiles Modell. Die Integration der Entgeltabrechnung muss das gesamte Unternehmen umfassen. Nur so kann die Konsistenz mit weiteren Aktivitäten gewährleistet und zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben vermieden werden.

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